I) Définition du système d'information
Le système d'information (SI) constitue l'ensemble des ressources et mécanismes mis en place au sein d'une organisation pour collecter, stocker, traiter et diffuser les informations nécessaires à son fonctionnement.
Les informations prises en compte par le SI peuvent être de divers ordres (informatiques, managériales, financières, commerciales, fiscales, etc.) et n'ont de valeur que lorsqu'elles proviennent de la bonne source et sont transmises au bon destinataire.
Le système d'information est donc différent du système informatique qui n'est en fait que l'un de ses sous-ensembles.
Le système d'information est un élément déterminant pour toute organisation et qui peut être modélisé grâce à un ensemble de moyens matériels, humains et technologiques. Le SI peut être soumis à une évaluation fréquente afin de rendre tangible sa contribution à l'amélioration des performances de l'entreprise.
II) Les formes et la nature de l'information
De façon générale, l'information ne peut être diffusée en entreprise, en fonction de son contenu et son accessibilité. Ainsi, de nature, toutes les informations ne sont pas forcément destinées ou transmises aux différents services et différents collaborateurs de l'entreprise.
Le système d'information doit donc permettre à l'entreprise de traiter et segmenter les information avant diffusion, tout en tenant compte de leur nature.
Que l'information soit quantitative ou qualitative, elle peut prendre plusieurs formes. Elle peut être :
Visuelle, avec des illustrations de dessins, d'images, de plans, de graphiques, de cartes ou autres ;
Textuelle grâce notamment à des courriers, des e-mails, des notes de service, des notes d'information ;
Audiovisuelle : films d'entreprise, publicités ;
Sonore, avec des messages enregistrés ou de la musique institutionnelle.
III) Les différents types de systèmes d'information
Il existe en général quatre principaux types de systèmes d'information. Leur mise en œuvre dépend de plusieurs paramètres comme la taille de l'entreprise, sa hiérarchisation ou autres. Il s'agit notamment de :
- Les systèmes de bureautique : il s'agit des personnes, outils et technologies indispensables pour exercer les travaux de bureau afin d'assurer la transmission de l'information au sein de l'organisation.
- Les systèmes de traitement des transactions (achats et ventes, fiscalité, etc.).
- Les systèmes d'information de gestion et d'aide à la décision, permettant d'optimiser le processus décisionnel des dirigeants.
- Les systèmes de gestion des connaissances qui permettent à tous les membres de l'organisation d'améliorer et d'optimiser leurs connaissances afin d'être efficace dans l'exercice de leurs fonctions.