I. Respectez les règles
1) La présentation et la date Layout and date
Les coordonnées de l’expéditeur se placent en haut à gauche de la page, et les coordonnées du destinataire en dessous à droite.
La date peut s’écrire : March 23rd 2021 (March the twenty-third twenty twenty-one) ou 23rd March 2021 (the twenty-third of March twenty twenty-one).
2) Les formules d’introduction et de politesse Opening and closing salutations
Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez :
Dear Sir/Madam, Cher Monsieur, /Chère Madame,
Yours faithfully/sincerely, Très sincèrement,
Si vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez :
Dear Mr Jones/Mrs Woodstock, Cher monsieur Jones, /Chère madame Woodstock,
Dear Miss Blake, Chère mademoiselle Blake,
Dear Ms Johnson, Chère madame/mademoiselle Johnson,
Best regards, Cordialement,
Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez :
Dear Peter/Janet, Cher Peter, /Chère Janet,
My dear Haylley, Ma chère Haylley,
Love/Lots of love from, Bises,
II. Rédigez une lettre commerciale
Dites pourquoi vous écrivez dans le premier paragraphe.
I’m writing this letter because… J’écris cette lettre parce que…
We would like to place an order… Nous aimerions passer commande…
We sent you that letter by mistake. Nous vous avons adressé cette lettre par erreur.
Employez la première personne du pluriel : we, us, our.
We wondered whether these articles were available. Nous nous demandions si ces articles étaient disponibles.
Could you please send us information on the following items? Pourriez-vous nous envoyer des informations sur les produits suivants ?
Donnez les informations nécessaires : date d’un courrier précédent, date d’un rendez-vous, adresse, référence ou numéro de compte.
We have received your letter of August 24th asking for the payment to be delayed. Nous avons reçu votre lettre du 24 août demandant un délai de paiement.
Could you provide your customer account number, invoice number and contact information? Pourriez-vous fournir votre numéro de compte client, le numéro de la facture et vos coordonnées ?
Le dernier paragraphe doit indiquer ce que vous souhaitez de manière claire et positive : rendez-vous, réponse écrite…
Please, inform us as soon as possible. Merci de nous le faire savoir aussitôt que possible.
We would be glad/pleased/grateful if you would… Nous serions heureux/contents/reconnaissants si vous vouliez bien…
III. Écrivez un courriel
Explain the reason for the request. Dites pourquoi vous écrivez.
Give dates clearly. Donnez des dates précises.
Make your request polite. Faites votre demande poliment.
Finish with “Best regards”. Terminez par « Cordialement ».
Sign your name. Signez de votre nom.
IV. Point grammatical
Formules de politesse
Would est très souvent utilisé lors de la rédaction de courrier ou de courriel :
-
pour faire une offre ;
Would you like some help? Voudriez-vous de l’aide ?
-
pour faire une demande polie ;
I’d/would like you to explain why the invoice was different. J’aimerais que vous expliquiez pourquoi la facture était différente.
-
pour faire appel à la bonne volonté de la personne à qui l’on s’adresse de manière polie et formelle.
Would you send me the price list? Voudriez-vous m’adresser la liste de prix ?
Could est utilisé pour :
-
faire des suggestions ;
We could try that solution. Nous pourrions essayer cette solution.
-
demander une permission.
Do you think I could use your phone? Penses-tu que je pourrais utiliser ton téléphone ?