I) Définition
Le déplacement professionnel définit tout voyage consacré à une mission professionnelle en dehors du lieu de travail habituel. La durée du déplacement dépend des missions à accomplir.
Quelques exemples de déplacements professionnels :
Participation à un séminaire, un salon, un congrès ou à d'autres événements professionnels ;
Rendez-vous chez des clients ;
Rendez-vous chez des fournisseurs.
II) Obligations des entreprises
L'entreprise est pleinement responsable des déplacements professionnels de ses salariés. Elle doit proposer une prise en charge financière et mettre à disposition des employés en déplacement, toutes les solutions nécessaires à leur sécurité et leur bien-être :
Transport ;
Logement ;
Restauration.
En plus des salariés concernés, divers acteurs au sein de l'entreprise gèrent les déplacements professionnels :
Les managers qui valident le projet ;
Le service financier qui réalise le contrôle et suivi budgétaire, l'affectation des coûts et tous les volets d'ordre financier ;
Le service des ressources humaines qui s'assure du respect de la politique des voyages mise en place au sein de l'entreprise.
Le chargé de voyage ou travel manager si ce poste existe au sein de l'entreprise.
III) Étapes de l'organisation des déplacements
Une fois la destination et les activités prévues, fixées, l'organisation consiste, premièrement, à calculer correctement les frais. Divers pôles de dépenses entrent alors en compte :
Transport ;
Hébergement ;
Repas ;
Frais de participation pour les séminaires et les congrès.
Ce calcul considère également les frais engagés. Il faudra alors se référer au barème de l'URSSAF.
Ensuite, il faut faire les réservations nécessaires (transport, hébergement, etc.). Pour le transport particulièrement, il vaut mieux s'y prendre le plus tôt possible. Notons que, conformément à l'article L. du Code du travail, l'entreprise doit contracter une assurance voyage pour les collaborateurs en déplacement.
IV) Gestion des dépenses
Les dépenses réalisées avant le départ sont, en général, directement gérées au niveau du service financier de l'entreprise.
Pendant le séjour, les dépenses professionnelles peuvent être avancées par les salariés en vue d'un remboursement ultérieur. Dans ce cas, il faut répertorier tous les justificatifs et remplir les notes de frais.
Mais l'entreprise peut aussi fournir des cartes de paiement professionnelles reliées à un logiciel dédié pour faciliter les paiements et contrôler les dépenses. Les cartes sont dotées de diverses fonctionnalités :
Plafonnement des paiements ;
Visualisation en temps réel de l'état du compte.
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