I. Définition
Le déplacement professionnel définit tout voyage fait par un salarié et consacré à une mission professionnelle en dehors du lieu de travail habituel. La durée du déplacement dépend des missions à accomplir.
II. Recenser et recueillir les informations
Recueillir le nom, le poste et la photocopie de la carte d’identité ou du numéro de passeport du salarié qui part en déplacement.
Prendre note de la date, l’heure de départ et de retour, le lieu du déplacement, le moyen de transport choisi.
Pour les déplacements à l’étranger, il faut demander des informations complémentaires selon le pays de destination et la durée du déplacement :
formalités administratives : demandes de visa, validité des pièces d’identité…
formalités médicales : se renseigner sur la situation sanitaire du pays, sur les vaccinations obligatoires…
III. Le dossier pour le déplacement
En premier lieu, l’entreprise sélectionne l’hébergement et le mode de transport. Pour cela, il faut comparer les offres des différents prestataires et effectuer les réservations.
En général, un ordre de mission est émis par le supérieur hiérarchique ou le dirigeant de la société. Ce document autorise le déplacement.
Il décrit la mission confiée au salarié lors de son déplacement, le protège juridiquement en cas d’accident par exemple, accorde la prise en charge des frais par l’entreprise.
Le dossier complet est remis au salarié avec tous les documents dont les billets de transports, les réservations, les plannings des rendez-vous, les coordonnées des interlocuteurs sur place…
En plus des salariés concernés, divers acteurs au sein de l'entreprise gèrent les déplacements professionnels :
les managers qui valident le projet ;
le service financier qui réalise le contrôle et suivi budgétaire, l’affectation des coûts et tous les volets d’ordre financier ;
le service des ressources humaines s’assure du respect de la politique des voyages mise en place au sein de l’entreprise ;
le chargé de voyage ou travel manager, si ce poste existe au sein de l'entreprise.
IV. Le suivi des frais de déplacement
Le salarié peut être amené à faire l’avance de certains frais lors de son déplacement :
les frais de transport (taxi, Uber, voiture de location…) ou de carburant si le salarié utilise sa voiture personnelle ;
les frais d'hébergement (nuitées d'hôtel) ;
les frais de restauration.
Pour obtenir le remboursement de ces frais, le salarié doit remettre à son entreprise les justificatifs :
l’état des frais de déplacement (frais kilométriques, contrat de location de voiture, péages d’autoroute…) ;
les factures ou tickets de caisse attestant des dépenses effectuées.
Les remboursements s’effectuent dans la limite des barèmes en vigueur dans la société. Les dépassements sont à la charge du salarié.