I) Définition
Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive dans une entreprise, ce dernier doit être intégré de différentes manières. D'abord, « administrativement » : le nouveau collaborateur doit être déclaré aux organismes compétentes. Ensuite « socialement » : le nouveau collaborateur doit être « on-boardé » comme il faut pour faciliter son intégration auprès des équipes de travail et sa prise de poste, et favoriser son efficacité dans ses missions.
II) Les formalités administratives d’embauche
Avant d’arriver dans l’entreprise, le nouveau collaborateur doit être déclaré comme nouveau travailleur de l’entreprise auprès d’organismes spécifiques. C’est ce qu’on appelle la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), qui est une procédure obligatoire lors d’un recrutement.
Objectifs et spécificités de la DPAE
Doit être réalisée dans les 8 jours précédant l’embauche
Permet de déclarer le nouveau collaborateur
Permet de déclarer le nouveau collaborateur auprès des organismes sociaux (CPAM)
Permet de déclarer le salarié auprès de la médecine du travail
Avec cette déclaration préalable à l’embauche, le nouveau collaborateur est finalement déclaré auprès de l’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocation Familiales) ou de la MSA (Mutualité Sociale Agricole) selon le régime de l’entreprise.
Côté entreprise, le service RH de l’entreprise devra mettre à jour son SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) et communiquer l’arrivée d’un nouveau collaborateur.
III) Processus d’intégration et onboarding
Après avoir été embauché, le nouveau collaborateur doit être intégré à l’entreprise. Étant donné qu’il ne connaît personne et très peu l’entreprise, des moyens et des outils doivent être mis en place pour faciliter l’intégration de ce dernier. On parle alors de réussir l’onboarding et de processus d’intégration.
Outils et moyen pour préparer l’intégration
Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur :
Attribution d’un nouveau bureau
Attribution du matériel : ordinateur et autres matériels spécifiques
Annoncer l’arrivée du collaborateur
Préparer un kit d’accueil : livret, badge, guide, etc.
Accueillir le nouveau collaborateur :
L’accompagner dans son arrivée dans l’entreprise
Lui présenter son matériel et son poste de travail
Le faire participer à des formations internes
Lui présenter les équipes de travail
L’accompagner dans ses missions
Lui attribuer un mentor/un superviseur
Suivre l’intégration du nouveau collaborateur :
Faire des bilans avec le nouveau collaborateur
Le faire participer à de nouvelles formations selon ses besoins
Le faire évoluer dans ses missions