I) Étapes de préparation
Fixer les objectifs en fonction des besoins de l'entreprise est la première étape de l'organisation d'un évènement commercial. À partir de ces objectifs, il sera possible de déterminer le genre d'évènement qui convient.
Vient ensuite le choix de la date et du lieu. Une fois ceux-ci confirmés, les invitations pourront être lancées et la tenue de l'évènement pourra être annoncée. Attention, il faut planifier la date assez tôt parce que la plupart des lieux pour un évènement commercial se réservent plusieurs mois, voire un an à l'avance.
Vient enfin la préparation proprement dite de l'évènement. Tous les détails devront être étudiés et mis rigoureusement en place :
Création du programme ;
Choix et préparation des intervenants ;
Mis en place logistique (traiteur, serveur, hôtesses d'accueil, location des matériels, etc.) ;
Liste des invités ;
Gestion des présentations (brief, liste, enchaînement, durée de chacune, etc.) ;
Anticipation des imprévus ;
Envoi des invitations au plus tard un mois à l’avance.
II) Types d'évènements commerciaux possibles
Le choix de l'évènement commercial à organiser dépend des objectifs à atteindre. Les foires et les salons professionnels sont parmi les évènements les plus courants. Toutefois, les entreprises peuvent également planifier un séminaire, une conférence, un repas professionnel, un voyage, etc.
III) Suivi de l'évènement le jour J
Une checklist est à constituer au fur et à mesure de l'organisation afin de ne rien oublier le jour J. Elle concernera les détails importants, par exemple la préparation de repas végétariens pour certains participants.
On peut aussi y marquer les moments précis où des responsables doivent intervenir pour un besoin spécifique, par exemple le moment de placer le mobilier à tel ou tel endroit. La checklist permet de décharger l'esprit et permet de ne rien oublier.
IV) Mesure de la réussite d'un évènement commercial
Plusieurs indices de performance mesurent les résultats (positifs ou négatifs) d'un évènement commercial. Les logiciels dédiés évaluent, par exemple tous les indicateurs de réussite de l'évènement à toutes les étapes. Ces outils prennent de nombreux paramètres en compte :
E-mails envoyés / e-mails ouverts ;
E-mails ouverts / nombre de clics ;
Nombre de clics / nombre d'inscriptions ;
Nombre d'inscriptions / nombre de participants réels ;
Engagement sur les réseaux sociaux.
En tout cas, l'évaluation se porte sur toutes les facettes de l'évènement : interactivité, impact des réseaux sociaux, satisfaction des invités.