I. Définition
La gestion du temps permet à l'entreprise d'avoir une meilleure répartition des tâches, une traçabilité de l'information, une meilleure rentabilité, une meilleure coordination entre les collaborateurs de l'entreprise et de rendre plus efficients les échanges avec les parties prenantes.
II. Le tableau de répartition des tâches
Le tableau de répartition des tâches (TRT) permet d’analyser et de savoir si la répartition des tâches est pertinente par rapport aux compétences et à la charge de travail du personnel concerné.
1) L’élaboration du TRT
Tout d’abord, il faut recenser et regrouper les tâches par activité puis associer à chaque tâche un nombre d’heures correspondant à son exécution, c’est la charge estimée.
Dans le TRT on parle de charge nette, c’est-à-dire que l’on majore de 15 % la charge estimée, car on prend en compte un surplus de temps correspondant aux diverses pauses et aléas qui peuvent intervenir.
Charge nette = Charge estimée × 1,15
Exemple :
Si la charge estimée pour un travail est de 100 heures, le TRT prendra en compte 115 heures (100 × 1,15).
2) L’analyse du TRT
L’analyse quantitative : Elle se fait avec un indicateur qui est le taux d’engagement, c'est-à-dire la différence entre la charge nette et le temps de travail théorique.
Calcul du taux d’engagement : (base 35 heures) %
Si le taux d’engagement est inférieur à 95 %, le poste de travail n’est pas saturé.
Si le taux se situe entre 95 et 99 %, le poste est saturé.
Si le taux est supérieur à 100 %, le poste de travail est surchargé.
L’analyse par rapport aux compétences : Elle prend en compte le niveau de compétence des salariés affectés à l'exécution d’une tâche.
Les niveaux sont représentés par des étoiles avec quatre niveaux : non formé, débutant (*), partiellement formé (**)et totalement apte (***).
Chaque salarié se voit attribuer un niveau.
Cela permet de voir si le salarié peut être autonome sur les tâches demandées ou s’il doit être accompagné et contrôlé.
En fonction de ces analyses, un nouveau TRT est créé en prenant en compte toutes ces données.
III. Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil de planification qui permet d’optimiser la gestion du temps. Il représente, sous forme graphique, l'ordonnancement des tâches.
Il met en évidence :
la durée des tâches ;
les marges possibles ;
la date de fin de l'exécution des tâches (deadline) ;
les écarts entre les prévisions et le réel ;
les salariés affectés aux différentes tâches.
IV. Le graphe PERT
Le graphe PERT est préconisé dans la gestion du temps car il évalue et optimise le temps nécessaire pour effectuer une tâche sans perte de temps.
Pour le réaliser, il faut savoir que :
le graphe se lit de gauche à droite ;
les tâches sont représentées par des flèches et on leur attribue une lettre (A, B…) ;
chaque lettre est suivie d’un chiffre qui correspond à la durée de la tâche ;
chaque tâche est encadrée par deux étapes (début et fin) qui sont représentées par des cercles numérotés ;
le graphe indique la date de réalisation pour chaque tâche.
V. Optimiser le travail administratif
Pour optimiser le travail administratif des opérateurs et l'organisation des tâches, il est possible d'utiliser la méthode QQOQCP autour de l'organisation administrative déjà en place : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi.
Comment sont réalisées les tâches ?
Qui s'occupe de quoi ?
Quand sont gérées les différentes tâches ?
Où sont stockées les informations traitées ?
Quels sont les coûts liés à la gestion administrative ?
En menant cette étude par la méthode QQOQCP, il sera possible de mieux comprendre l'état actuel du service administratif et de déterminer les axes d'améliorations envisageables.