Une fois la phase de préparation terminée, place à la phase d’organisation du voyage !
Lorsque l’agence a terminé la détermination des charges et s’est assurée de la faisabilité (organisationnelle, financière, etc.) auprès de ses prestataires, elle organise le voyage en planifiant les étapes.
L’organisation est donc la phase pendant laquelle l’agence va relier entre elles les différentes prestations qui auront lieu pendant le voyage et qui seront assumées par les différents prestataires.
Il faut donc se mettre dans la peau du voyage et anticiper en amont tout son parcours.
Par exemple, si l’avion arrive à destination à h, il faut s’assurer qu’un bus ou un taxi sera disponible à l’aéroport en question quelques minutes après l’atterrissage.
Il faut également s’assurer que l’hôtel puisse accueillir les voyageurs de nuit et trouver d’autres solutions, si jamais ce n’était pas le cas.
Ainsi, l’ensemble des étapes du parcours du voyageur, depuis le moment où il quitte son logement pour partir en voyage jusqu’au moment où il y revient à la suite de son voyage, sont planifiées.
Naturellement, cette organisation n’est pas toujours à ce point précise, cela dépend des attendues du client et de son budget.
En effet, plus le client aura des attentes et un budget élevé, plus le moindre détail de la prestation touristique sera travaillé.
La plupart du temps, les agences de voyages proposent des mix entre organisation guidée et liberté, en assurant seulement les étapes cruciales du voyage telles que l’arrivée, l’hôtellerie, les activités réalisées sur place et le départ.