I) Définition

Gérer et animer une réunion est un exercice délicat car le manager ou la personne qui réalise cette réunion doit se montrer efficace, organisée et structurée. Les réunions d’équipes sont un facteur de motivation pour les salariés. Les réunions permettent de faire des points projets et d’informer sur des informations importantes.

II) Préparer la réunion

Définir l’objectif de la réunion
Préparer un plan de réunion
Choisir les participants
Déterminer le lieu, l'heure et la durée
Convoquer les participants

III) Déroulement de la réunion

Accueillir les participants
Annoncer l’objectif de la réunion
Définir les règles de fonctionnement
Introduire la réunion
Donner un temps suffisant pour exposer les faits et parler
Utiliser le questionnement pour favoriser les échanges
Réguler les tensions s’il y en a
Reformuler les points importants à retenir
Conclure sur les points à retenir
Annoncer les prochains objectifs ou prochaines réunions s’il y en a
Remercier les participants
Inviter les participants après à donner leur avis sur la réunion

Les outils pour réaliser une réunion

Lors de la réalisation d’une réunion, le manager peut utiliser différents outils et supports pour :

Stimuler les participants
Les faire interagir avec les sujets abordés
Rendre la réunion plus dynamique
Permettre de visualiser facilement des informations
Interagir avec des participants non physiquement présents

Une réunion peut donc être soutenue par des outils non numériques :

Papier, feuille, stylo
Questionnaire papier à remplir
Dossier support, rapport

Ou bien par des outils numériques :

Logiciel de présentation : PowerPoint, Prezi, Google Slides
Logiciel de visioconférence pour les participants à distance
Outil de planification de projet : diagramme de Gantt
Tableurs numériques : Google Spreadsheet, Excel
Logiciels de collaboration : Microsoft Teams, Skype Entreprise