Présentation - Le rapport avec propositions

1 - Qu’est-ce qu’un rapport avec propositions opérationnelles ?

A - Rappel de l'intitulé de l'épreuve

Que ce soit le concours de rédacteur principal de 2e classe ou l’examen professionnel de rédacteur principal de 2e ou de 1re classe que vous voulez passer, l’épreuve est rigoureusement la même. L’intitulé est parfaitement identique, tout comme la durée (3 heures) et le coefficient (1).

Cet intitulé est le suivant : « Rédaction d’un rapport à partir des éléments d’un dossier portant sur les missions, compétences et moyens d’action des collectivités territoriales, assorti de propositions opérationnelles. »

B - Un rapport est un outil d'aide à la décision

Pour réussir une épreuve de concours, il est indispensable de bien comprendre ce qui est attendu par les personnes qui évalueront votre prestation. Pour une épreuve de rapport, tout comme pour une épreuve de note, les deux correcteurs se mettront en situation professionnelle et se poseront la question suivante : « Pourrais-je, à partir de la lecture de ce rapport, prendre des décisions efficaces ? »

Si la réponse est « oui », la copie obtiendra au moins la moyenne, voire bien davantage. Si c’est « non », la sanction se traduira par une évaluation strictement inférieure à 10/20 et ce malgré le barème identique pour tous les concours et examens de rédacteur principal : 10 points pour la partie synthèse et 10 points pour la partie de propositions.

Un candidat qui n’aiderait pas suffisamment les décideurs à décider verrait chacune des deux parties de son rapport obtenir au maximum 4 ou 5/10.

À vous de vous mettre encore plus en situation professionnelle que pour une épreuve de note, surtout pour la seconde partie de l’exercice.

C - Un rapport est un outil objectif

Si le destinataire indiqué dans la commande, soit un élu, soit un supérieur hiérarchique, demande à un cadre B, à un rédacteur territorial principal, de lui rédiger un rapport assorti de propositions opérationnelles, c’est parce qu’il attend de lui qu’il lui fournisse d’abord des informations neutres, objectives puis une méthodologie d’action efficace pour mener à bien le projet énoncé dans la commande :

• par informations « objectives », entendez des informations dénuées de tout caractère personnel ou politique, ou fondées sur des critères qu’il n’appartient pas au rédacteur territorial principal de prendre en compte dans le contexte fourni ;​

• par méthodologie « efficace », comprenez une méthodologie d’action fondée sur des propositions réalistes, rapidement réalisables, tenant compte du contexte fourni.
  

Le destinataire de votre rapport a besoin de vous pour prendre les meilleures décisions possibles. La seconde partie de votre rapport l’y aidera encore plus que la première, car la première est davantage théorique et la seconde plus concrète, plus pragmatique.

D - Un rapport est un outil clair, court, concis

Clair, car ni un élu ni un supérieur hiérarchique dans la réalité ne feraient d’efforts
pour comprendre un rapport mal organisé, mal rédigé.

Court, car un rapport doit permettre à son destinataire de gagner du temps : 5 à 6 pages constituent à la fois un objectif nécessaire et suffisant. Ainsi, dans le cadre du concours, les deux correcteurs passeront le même temps assez court (pas plus de 10 minutes) pour évaluer votre copie. D’une part, parce qu’ils feront comme s’ils étaient dans leur réalité professionnelle et, d’autre part, pour des raisons d’égalité de traitement entre tous les candidats.

Concis, car vos 5 à 6 pages doivent contenir toutes les informations complétées par des solutions opérationnelles essentielles aux prises de décision du destina- taire mentionné dans la commande.

E - Un rapport est un outil professionnel

Le jour du concours, vous êtes un candidat parmi plusieurs centaines d’autres qui doit rédiger une copie qui obtiendra une note mesurant sa valeur dans le cadre d’un concours. 

Mais, il est beaucoup plus efficace de considérer que vous êtes un rédacteur territorial principal qui doit rédiger le meilleur rapport possible afin d’aider deux destinataires à prendre les meilleures décisions dans le contexte fourni par le sujet.

Vous mettre en situation professionnelle est le meilleur moyen d’avoir une excellente note et donc d’être déclaré admissible.

2 - En quoi consiste l'épreuve ? 

Cinq compétences fondamentales sont indispensables pour réussir son rapport.

A - Savoir gérer son temps

Trois heures constituent une durée très serrée qui impose une gestion du temps à la minute près. Il vous faut considérer que vous possédez 180 munitions (3 × 60 minutes) à dépenser le plus efficacement possible à l’aide d’une méthode que vous aurez rodée au fur et à mesure de votre préparation.

À ne pas faire : Quasiment la moitié des copies sont inachevées et la sanction est impitoyable : même si la première partie est réussie et peut donc, par exemple, obtenir un 8/10, la seconde (celle contenant les propositions opérationnelles) obtiendra une note d’autant plus faible qu’elle sera courte. 

Et ne croyez surtout pas que les correcteurs seront tolérants ! Ils n’hésiteront pas à mettre 1/10 à une seconde partie de quelques lignes. À l’inverse, ils seront très heureux de mettre 7, 8, voire 9 à une excellente seconde partie de rapport.

B - Savoir sélectionner des informations

Conseil : un rédacteur territorial principal est un cadre B. Et un cadre est un agent qui doit se montrer capable de prendre des décisions. Il vous faudra donc décider en distinguant ce qui est utile à la prise de décision de ce qui ne l’est pas.

Pour parvenir à sélectionner des informations le jour de l’épreuve, vous aurez beaucoup lu afin de vous entraîner à déceler l’utile et à éliminer l’inintéressant. Mais vous aurez lu en tant que rédacteur territorial principal, c’est-à-dire en tant que cadre. Vos lectures auront eu pour but d’acquérir des connaissances professionnelles, mais également des points de vue personnels, des outils d’analyse, etc.

C - Pouvoir élaborer des solutions opérationnelles

Sur le fond, il faut absolument détruire une idée reçue : vous n’avez pas besoin de connaissances ni générales ni précises de la thématique du dossier pour bâtir des solutions opérationnelles et ce pour 3 raisons :

• le libellé de l’épreuve parle « ... d’un dossier portant sur les missions, compétences et moyens d’action des collectivités territoriales ». Le domaine correspondant est donc tellement large que personne ne possède un savoir aussi vaste ;

• les solutions opérationnelles correspondant à la thématique fournies ont toutes dans le dossier. À vous de les sélectionner durant la phase de lecture et de prise de notes ;​

• les solutions que vous devez apporter se fondent sur des outils méthodologiques en termes de conduite de projet. D’où le troisième point ci-après consacré à la conduite de projet, car c’est votre capacité à utiliser les principaux outils de conduite de projet qui sera mesurée.
  

Ne soyez donc pas inquiet si, en découvrant le thème du sujet, vous constatez que vous n’en savez pas grand-chose. D’une part, c’est sans aucun doute le cas de la quasi-totalité des candidats et, d’autre part, le dossier vous donnera tout ce dont vous avez besoin en termes de connaissances de la thématique pour bâtir votre seconde partie, à partir du moment où vous possédez les outils classiques de conduite de projet.

Pour le dire autrement, on vous demande de fournir une analyse des conditions de réussite du projet à partir des conséquences qu’il entraîne sur le fonctionnement de la collectivité dans laquelle vous êtes censé travailler.

D - Savoir organiser un plan

Une fois les informations essentielles du dossier prises en notes et les solutions opérationnelles élaborées, encore faut-il les organiser de manière structurée. C’est le travail du plan.

Méthode : un plan n’est pas seulement une organisation en parties et en sous-parties. C’est aussi un enchaînement logique à l’intérieur de chaque sous-partie, ne serait-ce qu’à l’aide de paragraphes. 

Tout doit se tenir. La cohérence de votre propos est la matérialisation de votre compréhension du dossier pour votre première partie et de votre capacité à bâtir un projet dans la seconde.

E - Savoir rédiger

Bien évidemment, un cadre doit savoir s’exprimer aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. Trois
critères seront pris en compte par les correcteurs :

• votre style doit être « administratif », c’est-à-dire ni populaire ni soutenu, ni journalistique ni littéraire. Certes, il est difficile de changer un mode d’écriture possédé depuis plusieurs années. Mais il est toujours possible de l’améliorer, ne serait-ce qu’en « imitant » celui des rédacteurs des articles professionnels lus dans la Gazette des communes ou dans d’autres revues ;​
  

• votre syntaxe doit être « simple », c’est-à-dire fondée sur des phrases courtes. Une phrase courte est une phrase qui contient entre 15 et 20 mots ;​
  

• votre orthographe doit être la moins fautive possible. Il vous faut donc « traquer » toutes les erreurs que vous avez l’habitude de commettre dans vos écrits professionnels et personnels, revoir des règles parfois oubliées, vous entraîner à vous relire systématiquement.​

N’oubliez pas que 1 à 2 points sont retirés à partir de 10 fautes selon ce qu’aura décidé le jury. Certes, la note de cadrage énonce que 1 point sera retiré à partir de 10 fautes. Mais beaucoup de centres de gestion organisant ces concours et ces examens décident d’aller jusqu’à 2 points, voire davantage, si le rapport est beaucoup trop fautif.

Parole de candidat

Je relis toujours ma copie avant de la remettre. Je me dégage quelques minutes de relecture avant la fin de l’épreuve. Sou- vent, je retrouve des erreurs d’étourderie qui me sautent aux yeux ! L’idéal, c’est d’écrire sans erreurs. Mais cela se prépare bien en amont.

3 - La méthodologie de projet

A - Qu'est-ce qu'un projet ? 

1) Une démarche professionnelle incontournable

B - Qu’est-ce que la gestion/conduite de projet ?

1) Maîtriser son projet de A à Z

• et fait donc l’objet d’une budgétisation de moyens,​
• et d’un bilan indépendant de celui de la collectivité ou de l’entreprise.
  

Méthode : un décideur qui ne possède pas l’ensemble des informations nécessaires à sa prise de décision est incapable de la prendre ! Voilà pourquoi tout devoir inachevé est lourdement sanctionné. Il vaut mieux donc que vous soyez un peu « superficiel », mais que vous terminiez votre copie plutôt que de faire une excellente première partie et de ne pas achever la seconde.

2) Tenir compte de fortes contraintes

• l’irréversibilité des opérations des participants. En effet, une fois les décisions prises, elles ne peuvent pas être remises en cause si ce n’est du fait de l’apparition d’une nouvelle contrainte ;

• un relatif degré de liberté des actions des participants par les propositions qu’ils peuvent être amenés à faire ;

• une organisation vouée à être évolutive et temporaire car des experts peuvent, par exemple, être sollicités au cas par cas ;

• des difficultés financières si l’enveloppe budgétaire n’a pas été suffisamment bien définie comme le calcul des coûts de fonctionnement du bâtiment à construire ;

• des variables extérieures qui peuvent modifier le cours du projet comme des intempéries.
  

Avant tout, les besoins auxquels le projet est censé répondre doivent pouvoir s’exprimer complètement et librement, éventuellement sous la forme d’un « dossier d’expression des besoins » afin de :

• décrire les besoins réels des acteurs/utilisateurs/usagers, en s’appuyant sur leur expérience ;​
• tenir compte de l’existant ;
• faciliter la compréhension des besoins par l’équipe de développement du projet.

Il s’agit donc de définir précisément ce que sera le projet afin d’aboutir à la mise au point de documents contractuels (tenant lieu d’un contrat) permettant le lancement du projet. Cette phase formalise la décision de commencer le projet.

Conseil : Monter un projet, c’est se fixer un objectif et se donner les moyens de l’atteindre. À vous de faire simple dans l’élaboration de votre démarche.

2) L’étude de l’existant : analyser la situation, établir un diagnostic

Cette étape est incontournable : elle permet de vérifier la viabilité du projet envisagé par l’étude du contexte, de l’opportunité ou non du moment de développement, etc. Elle confortera, infirmera, nuancera l’idée générale du pré-projet.

Méthode : Cette phase de diagnostic est indispensable à tout projet. Le travail d’un cadre est, selon son positionnement hiérarchique, de transformer les attentes des élus en objectifs à atteindre. Ainsi, à un maire qui souhaiterait améliorer l’accueil des usagers, le responsable du service accueil pourrait proposer une diminution du temps d’attente et/ou une amélioration des conditions d’accueil. Vous devez faire des propositions fondées sur votre bon sens et sur votre connaissance du monde territorial.

3) L'étude d'opportunité : vérifier l'à-propos et la chance du projet

Cette étape d’avant-projet permet d’étudier la demande de projet et de décider si le concept est viable. Cette première étape a pour enjeu de valider la demande des utilisateurs par rapport aux objectifs généraux de l’organisation.

Elle consiste à définir le périmètre du projet (ou contexte), notamment les utilisateurs finaux, c’est-à-dire ceux à qui l’ouvrage est destiné (ciblage ou profilage). À ce stade du projet, il est donc utile d’associer les utilisateurs à la réflexion globale des besoins. Ainsi, les agents du service accueil devront être associés à l’élaboration du projet sous une forme à définir, de même que des usagers dont un représentant intégrera le comité de pilotage.

L’étude d’opportunité conduit à la rédaction d’un document, nommé « note de cadrage », validé par le comité de pilotage du projet (et éventuellement les instances décisionnelles selon l’enjeu du projet).

Lorsque l’idée du projet est formalisée, le comité de pilotage doit officialiser la mission du responsable de projet et en définir les clauses.

Méthode : Le responsable du projet est souvent le rédacteur principal qui rédige le rapport. Mais trop de candidats, par une sorte de modestie peu professionnelle, oublient de se positionner ainsi dans la partie
de propositions de leur rapport.

4) L'étude de faisabilité : s'assurer des moyens THEOR

L’étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité technique, humaine, économique, organisationnelle et réglementaire du projet selon la grille THEOR.

L’analyse des besoins : à partir de l’analyse sommaire des besoins, il convient de faire une estimation grossière :

•  du coût d’investissement et de fonctionnement du projet (en termes de moyens humains et matériels) ;​
• des délais envisagés ;
• des éventuels retours sur investissement.
  

En fonction de ces estimations, le comité de pilotage peut envisager de continuer le projet et, le cas échéant, prévoir une organisation méthodologique pour celui-ci.

L’étude de scénarii : l’étude de faisabilité conduit à envisager plusieurs scénarii. Chaque scénario envisagé permet d’évaluer les risques pesant sur le projet, les contraintes possibles qui peuvent apparaître sous la forme d’avantages et d’inconvénients.

Méthode : Vous devrez certainement proposer la constitution d’un comité de pilotage. Pensez alors à indiquer son rôle, ce qui est tout aussi important que d’énoncer sa composition. Trop de candidats oublient de mettre en adéquation le comité de pilotage comme un moyen et ses fonctions comme objectifs.

5 - L'étude détaillée : approfondir l'étude des besoins

L’analyse des besoins effectuée dans l’avant-projet sommaire porte uniquement sur les processus majeurs du projet. Il est donc nécessaire de réaliser une étude plus approfondie des besoins pour que la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre puissent s’entendre sur un document contractuel ; il s’agit de l’étude préalable, appelée également « conception générale ».

Conseil : Le jour de l’épreuve, vous n’aurez guère le temps de mener à bien une étude détaillée. Mais plutôt que ne pas parler des besoins et les analyser en détails, mieux vaut bien indiquer ce à quoi pourrait servir le projet en fonction des difficultés supposées. Par exemple, le dossier pourra vous avoir fourni des documents sur
les mécontentements d’usagers mal accueillis par les services publics.

6 - L'étude technique

L’étude technique est la phase d’adaptation de la conception à l’architecture tech- nique retenue, décrivant et documentant le fonctionnement de chaque unité. Le livrable de l’étude technique est le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ou cahier des charges détaillé.

L’étude détaillée peut éventuellement s’accompagner de la création d’une maquette, ou prototype, permettant aux représentants des utilisateurs de vérifier que la solution retenue répond bien à leurs attentes.

Conseil : Là également, vous n’aurez guère de temps en 3 heures ! Mais proposer de réaliser un plan du nouvel espace d’accueil de la mairie pour validation par le comité de pilotage est facile à rédiger en 2 lignes.

D - La phase de réalisation

1) La préparation

Avant de se lancer dans la réalisation de l’ouvrage, il est nécessaire de prendre le temps de découper le projet en tâches afin de planifier l’exécution de ces tâches et de définir les ressources à mobiliser. Les outils et méthodes suivants sont généralement utilisés :

• l’organigramme des tâches, parfois appelé « organigramme technique de projet » (OTP), pour découper le projet en tâches élémentaires (itemisation) ;​

• la méthode PERT, pour l’organisation des tâches et l’optimisation de leur enchaînement ;

• le tableau GANTT, pour représenter le graphique du déroulement d’un projet et rendre compte de son avancement.
  

Conseil : En tant que candidat, vous ne disposerez pas de suffisamment d’informations pour « remplir » de tels outils. Mais mentionner leur utilisation vous permettra de montrer aux deux correcteurs que vous avez une méthode dont vous maîtrisez les leviers.

Paroles de correcteur

Évaluer des copies, c’est avant tout participer à une mission de service public en essayant de sélectionner des notes dans lesquelles les rédacteurs ont su faire preuve d’un fort potentiel.

J’y prends du plaisir quand je trouve une note dont je me dis que son auteur mérite d’aller à l’oral et que mes collègues examinateurs passeront un bon moment avec lui ou avec elle. Et quand j’évalue des rapports assortis de propositions opérationnelles, mon plaisir vient surtout de la lecture de la seconde partie.​