Méthode : Le rapport avec propositions



1 - Faire une première lecture du sujet

> 15 minutes 

Il s’agit de préparer votre prise de notes complétée de solutions opérationnelles.

A - Lire la commande

Cette première étape consiste à comprendre ce qui vous est demandé par le destina- taire de la commande. Pour y parvenir, il vous faut analyser cette commande. Or une commande comprend toujours, pour une épreuve de rapport assorti de propositions opérationnelles, plusieurs informations :

• le contexte vous indique : votre positionnement au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ; sa taille et un nom imaginaire ; les raisons supposées qui poussent le destinataire à vous passer commande ;

• la première consigne vous indique précisément ce qui vous est demandé pour la première partie du rapport (avec le barème de 10 points correspondant) : rédiger un rapport sur un thème précis, exclusivement à l’aide des documents joints ;​

• la seconde consigne vous indique exactement ce qui vous est demandé dans la seconde partie du rapport (avec le barème de 10 points correspondant) : rédiger (ou élaborer, ou établir, etc.) des propositions opérationnelles pour (ou sur, ou visant à, etc.). Parfois est ajoutée la mention suivante : « Pour traiter cette seconde partie, vous mobiliserez également vos connaissances. »
  

Méthode : Pour rappel, vous devez rédiger votre I uniquement à l’aide du contenu du dossier et votre II à l’aide du contenu du dossier en termes de solutions complétées par vos outils de conduite de projet choisis dans « La méthodologie de projet » proposée dans le point 3 de la fiche 1 de cet ouvrage. En aucun cas, il ne vous est demandé d’avoir des connaissances sur le thème du dossier.

Sans utiliser systématiquement la méthode QQOQCCP, vous pouvez néanmoins par cette analyse répondre aux questions suivantes qui vous aideront à bien comprendre ce que vous avez à faire :

• Qui suis-je et qui est le destinataire de mon rapport ?​
• Sur quoi porte mon rapport ?
• Dans quel type de collectivité ou d’établissement public suis-je ?
• Quel est le contexte temporel qui justifie le sujet ? (Texte de loi récent, événement particulier, etc.)
• Comment vais-je organiser mon rapport ? (Y a-t-il des thématiques indiquées dans la commande ?)
• De combien et de quel type de moyens est-ce que je dispose ? (La seconde consigne m’oriente vers quel projet et donc vers quelles solutions ?)
• Pourquoi le destinataire me demande-t-il ce rapport ? Quel en est le contexte local précisé dans la commande ?
  

B - Lire le sommaire

Le sommaire est constitué de la liste des documents du dossier, en général, entre 6 et 10 documents. Pour chaque document vous sont fournis : 

• son titre ;
• le nom de son auteur ;
• sa source ;
• sa date de parution ;
• son nombre de pages.

La lecture de ce sommaire vous aidera en quelques secondes à découvrir la façon dont le dossier a été élaboré et donc à regrouper :

• les documents juridiques ;​
• les documents problèmes ;
• les documents solutions ;
• es documents illustratifs.
  

Ces regroupements faciliteront votre lecture avec prise de notes, car vous pourrez trouver ainsi un ordre de lecture plus efficace que celui du dossier.

C - Lire en survol le dossier

Le dossier contient entre 20 et 30 pages. Le survoler consiste à lire les aspérités
qui vous « sautent aux yeux » telles que :

• titres et sous-titres ;​
• chapeaux, encadrés résumant le document ;
• phrases en caractères gras ou en italique ;
• débuts ou fins de documents qui, parfois, en offrent également un résumé.
  

D - Déduire les thématiques constituant le dossier

1) Identifier les thématiques

Un dossier de concours ou d’examen professionnel est toujours organisé de manière à ce que les candidats puissent en restituer l’essentiel à partir d’un plan simple et cohérent.

Les thématiques, c’est-à-dire les axes qui structurent le thème du dossier, figurent dans la liste suivante :

• des définitions ;​
• des enjeux ;
• des objectifs ;
• des problèmes ;
• des informations juridiques ; 
• des constats ;
• des exemples ;
• des moyens techniques, humains, économiques, organisationnels.
  

Votre première lecture du sujet vous permet donc de mettre à jour, parmi cette douzaine de thématiques possibles, 6 ou 7 ou 8 d’entre elles qui constitueront votre prise de notes que vous aurez à compléter par des solutions opérationnelles.

2) Regrouper les thématiques de la 1^re partie 

Vous pourrez même, dans le cadre d’un rapport, regrouper dans votre première partie tout ce qui relèvera : 

• des définitions ;​
• des enjeux ;
• des objectifs ;
• des problèmes ;
  
• des informations juridiques ;
• des constats.

3) Regrouper les thématiques de la 2^nd partie 

Regroupez dans votre seconde partie tout ce qui relèvera :

• des moyens techniques, humains, économiques, organisationnels ; 
• des exemples.​Un rapport est globalement organisé de la même manière pour ce qui est des 2 grandes parties, puisque le libellé de l’épreuve est lui-même en 2 parties, en 2 consignes.
  

Un rapport est globalement organisé de la même manière pour ce qui est des 2 grandes parties, puisque le libellé de l’épreuve est lui-même en 2 parties, en 2 consignes.

C’est l’organisation à l’intérieur des 2 parties, donc l’organisation en sous-parties, et celle de leur contenu qui changent en fonction du dossier et de la consigne de propositions.

E - Déduire l'ordre de lecture des documents du dossier

Grâce à cette première lecture, vous trouverez également une organisation de lecture du dossier qui ne sera pas fondée sur l’ordre des documents fournis mais sur vos choix personnels, c’est-à-dire professionnels.

Ainsi, vous déciderez de commencer par un document indiquant les enjeux du thème du dossier, ou bien par un document décrivant les problèmes à l’origine de la loi dont vous avez à expliquer les objectifs, etc.
Sachez que l’ordre de lecture du dossier est beaucoup moins important que la mise à jour de vos axes de prise de notes.

Paroles d'un auteur de sujet

Quand je crée un sujet de rapport pour un concours ou un examen, je rédige tou- jours la commande après avoir constitué le dossier. Le dossier, je l’élabore pour qu’il permette aux candidats de trouver un plan pour leur rapport. Le contexte, je le rédige pour qu’ils y trouvent quelques informations qui les guident. Idem pour les deux consignes, surtout pour la seconde.

Hélas, comme correcteur, j’ai souvent l’impression que les candidats lisent trop vite la commande. Du coup, ils « foncent » dans le dossier, oubliant ce qui leur est demandé. Un défaut encore plus grave quand il leur faut bâtir leurs propositions !

2 - Prendre des notes pour restituer l'essentiel

> 70 minutes

A - Distinguer l'essentiel de l'inutile : un travail de fond

C’est certainement durant cette deuxième étape que vous êtes le plus rédacteur principal, le plus cadre B. En effet, il n’y a plus vraiment de méthode qui vous guidera car il vous appartient, à vous et à vous seul, de décider de ce qui sera utile à la prise de décision du destinataire.

Et pour y parvenir vous ne pouvez vous fonder que sur : 

• votre culture du monde territorial ;​
• votre expérience professionnelle ;
• vos capacités d’analyse et de synthèse ;
• votre capacité à décider.
  

Voilà pourquoi il vous faut beaucoup lire, échanger, réfléchir durant votre préparation. Car, quelle que soit votre méthode le jour J, aucune n’aura pu, à l’avance, vous expliquer la manière de sélectionner une information et d’en rejeter une autre.

Dès lors, plus vous aurez lu les revues professionnelles de l’année précédant le concours ou l’examen, plus vous aurez analysé les textes juridiques relevant du monde territorial en général (en termes de missions, de compétences et de moyens d’action), plus vous aurez pris l’habitude de distinguer dans un document ce qui est essentiel de ce qui ne l’est pas.

B - Savoir prendre ses notes efficacement : un travail de forme

Distinguer l’essentiel de l’accessoire est une chose, savoir prendre des notes en est une autre. Là aussi, un entraînement est indispensable. Vous ne devez ni recopier des phrases entières du dossier, ni pré-rédiger votre développement à venir.

À l’inverse, si vous ne notez qu’un ou deux mots par information essentielle, vous risquez de ne plus être capable de vous en souvenir et donc de ne pas pouvoir rédiger.

À vous de vous entraîner à prendre des notes et pas seulement à lire vite et bien. Les 70 minutes à consacrer à la lecture et à la prise de notes ainsi qu’aux solutions opérationnelles passent très vite et c’est à cette étape que beaucoup de candidats sont éliminés, du fait d’une mauvaise gestion de leur temps.

Paroles de formateur

Je propose toujours à mes stagiaires de laisser leur prise de notes dans leur copie car son analyse me permet de mieux en comprendre les points forts et les points faibles. Or je constate, chez un certain nombre de candidats, une incapacité à prendre des notes rapidement et claire- ment. Le contenu est efficace mais pas le contenant. Résultat : une perte de temps de 10 minutes qui fait boule de neige et un devoir inachevé !

Entendons-nous bien : le jour du concours ou de l’examen, les brouillons ne sont jamais ramassés. Mais, lors d’une prépa- ration, ils constituent une aide pédagogique souvent utile pour faire progresser mes stagiaires.

3 - Compléter la prise de notes par des solutions opérationnelles

A - Choisir parmi les 3 méthodes suivantes celle qui convient le mieux

1) Méthode 1

Elle consiste à compléter, au fur et à mesure de votre prise de notes, les solutions du dossier par vos propres solutions opérationnelles. Ainsi, vous pourrez décliner toutes les conséquences en termes opérationnels des solutions essentielles du dossier.

Exemple

Le dossier vous apprend que le télétravail nécessite une remise en cause des cadres. Vous en déduirez que des formations à la conduite de changements seront nécessaires.

Le dossier vous informe que le télétravail nécessite d’installer chez les agents le matériel nécessaire. Vous ajoutez à votre prise de notes l’élaboration d’un budget correspondant. Bien évidemment, il ne vous est pas demandé de le chiffrer car vous ne posséderez jamais suffisamment d’informations pour un tel calcul.

2) Méthode 2

Elle consiste à attendre d’avoir fini sa prise de notes pour relire celles comprenant les solutions que vous aurez retenues et pour les compléter de la même manière que précédemment.

3) Méthode 3

Elle consiste en un mixte des deux précédentes : ajouter des solutions opérationnelles personnelles au fur et à mesure de sa prise de notes et conserver du temps pour les relire et les compléter si nécessaire.

Ces 3 possibilités ont toutes leurs avantages et leurs inconvénients :

• la première vous permet de noter tout de suite ce qui vous vient à l’esprit en termes d’apports personnels. Mais vous n’êtes pas sûr que la solution personnelle que vous ajoutez ne se trouve pas quelques pages plus loin dans le dossier malgré votre lecture de survol ;​

• la deuxième vous permet de vous « poser », de relire à tête reposée vos notes et de séparer l’étape de lecture de l’étape de réflexion. C’est un avantage. Mais l’inconvénient réside dans le fait que vous n’êtes plus spontané et qu’une solution vue immédiatement pourra avoir disparu de votre mémoire si vous attendez de l’écrire ;

• la troisième est un mélange des deux précédentes. Son avantage tient dans cette association des deux possibilités ; son inconvénient dans la nécessité d’une gestion du temps encore plus difficile.
  

B - Bien gérer son temps 

La méthode de cet ouvrage vous conseille de consacrer 70 minutes à la prise de notes complétées par les solutions opérationnelles personnelles. Il vous appartient dès lors de gérer vos 70 minutes selon celle des 3 techniques que vous avez choisie :

• 1re technique : il vous faudra avoir fini les 70 minutes écoulées en associant prise de notes et apports personnels de manière simultanée ;

• 2e technique : vous pouvez vous donner 50 minutes pour la prise de notes et 20 minutes pour les solutions personnelles ;

• 3e technique : 60 minutes pour la prise de notes et les apports personnels simultanés, puis 10 minutes pour compléter par d’autres solutions que vous n’aurez pas vues simultanément à la prise de notes.

C - Se servir de la conduite de projet

Pour compléter les solutions du dossier, il vous faut maîtriser les principaux outils de la conduite de projet. C’est ce à quoi vous aide le point 3 de la fiche 1 qui lui est consacré. Là résident les connaissances dont parlent les notes de cadrage des épreuves de rapport.

Il ne s’agit pas de développer un savoir sur le thème du dossier mais d’organiser les solutions trouvées pour la plupart dans le dossier. Nul besoin de connaissances sur le télétravail pour bâtir la seconde partie du rapport. De même pour la lutte contre le bruit ou la restauration scolaire.

Les correcteurs veulent évaluer vos réflexes méthodologiques en matière de conduite de projet quel que soit le projet proposé. Après tout, c’est bien là le futur travail d’un cadre B qui ne pourra pas durant toute sa carrière se contenter de faire toujours la même chose !

Paroles de formateur

Dans le cadre des formations que je dis- pense, je constate que beaucoup de candidats croient que toutes les solutions de leur seconde partie doivent venir d’eux. Or, il y en a 80 % qui sont dans le dossier.

Les 20 % restants étant fondés sur le recours à des outils de conduite de projet pour développer les conséquences sur la collectivité des solutions reprises et les organiser de manière cohérente

4 - Élaborer le plan du rapport

A - Mettre les thématiques dans un ordre logique

La première étape de l’élaboration de votre plan consiste à mettre les thématiques trouvées et remplies précédemment dans un ordre logique. Vous trouverez cet ordre en vous fondant sur votre bon sens.

Exemple 

Vous mettrez d’abord les enjeux du dossier, puis des définitions suivies du cadre juridique. Viendront ensuite les leviers d’action qui pourraient être fondés sur des moyens humains puis organisationnels. Une organisation logique pourrait s’achever sur les limites mises à jour durant votre lecture. 

Voilà donc un exemple de 6 axes trouvés lors de la première étape de cette méthode qu’il est simple de mettre dans un ordre logique.

Méthode : L’ordre n’est pas toujours le même. Parfois, vous déciderez de commencer par le cadre juridique ou par les problèmes soulevés dans le dossier. Tout dépendra des thématiques trouvées, du contenu du dossier et, une nouvelle fois, de votre bon sens.

B - Regrouper les thématiques en 4 sous-parties et donc en 2 grandes parties

1) Regrouper en 4 sous-parties

Une fois vos thématiques mises dans un ordre logique, il vous suffit de les regrouper en 4 sous-parties. Ce nombre de 4 sous-parties est recommandé car il est attendu par les correcteurs. Mais, si vous souhaitez organiser votre partie de propositions en 3 sous-parties, ce découpage est tout à fait possible car le II est toujours plus difficile à élaborer que le I.

Cette fois, ce n’est plus votre bon sens qui vous y aidera mais votre prise de notes. Vos 4 sous-parties doivent en effet être équilibrées du mieux possible. En regardant le contenu de votre prise de notes dans chaque thématique, vous en déduirez « le poids » des sous-parties à venir.

Exemple

En reprenant l’exemple précédent, vous pourriez regrouper dans une première sous-partie partie des thématiques telles que : les enjeux et les définitions. Puis (si son poids est conséquent) le cadre juridique constituerait la deuxième sous-partie. La troisième comprendrait les moyens humains ; et la quatrième les moyens organisationnels complétés par les limites.

Il ne s’agit là que d’un exemple, mais il vous permet de constater (sans même avoir encore lu un dossier) que bon sens et méthode permettent de structurer un rapport de manière à la fois simple et efficace.

Paroles de candidate

Cette méthode peut surprendre par sa simplicité. Et pourtant, elle fonctionne ! J’ai longtemps été bloquée par la recherche d’un plan car j’oubliais d’être logique. En effet, je cherchais systématiquement mes deux grandes parties, puis les sous-parties, ce qui transformait souvent mon développement en fourre-tout.

Avec cette méthode, je me sens à la fois guidée et plus sûre de moi, ce qui m’a permis de réussir mon écrit de rédacteur principal.

Exemple 

« Des marges budgétaires restreintes. »

Exemple

« S’appuyer sur un management transversal. »

Paroles de correcteur

Quand j’évalue une copie, je commence toujours par lire les titres et les sous- titres. Grâce à eux, j’ai une première idée du contenu du devoir en termes de compréhension du dossier et d’apports personnels par le candidat. 

Ainsi, je vois assez vite si le rapport mérite au moins la moyenne, voire bien plus, ou si, mal- heureusement, l’insuffisance de logique d’ensemble, le manque de clarté des titres et des sous-titres risquent d’entraîner une note inférieure à 10/20.

Exemple

« Le directeur du pôle vous demande dans un premier temps de rédiger à son attention, exclusivement à l’aide des documents joints, un rapport sur l’intercommunalité et le tourisme. Dans un second temps, il vous demande d’établir un ensemble de propositions opérationnelles pour structurer l’offre touristique intercommunale » (examen professionnel de rédacteur principal de 2e classe, session 2020).

Exemple 

« Vous êtes rédacteur principal territorial de 1re classe, responsable du service scolaire et périscolaire dans la commune d’Admiville, comportant 7 500 habitants, 800 élèves et 3 groupes scolaires. Les 4,5 jours d’école sont actuellement répartis le lundi, mardi, mercredi matin, jeudi et vendredi » (examen professionnel de rédacteur principal de 1re classe, session 2018).

Exemple 

« Grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication la modernisation de la fonction publique pourrait développer cette nouvelle approche du travail à condition d’en réglementer le fonctionnement et d’accompagner les agents volontaires. »

5) L'annonce du plan

Il vous faut clairement et seulement informer le destinataire des 2 grandes parties de votre plan. N’indiquez pas vos sous-parties, car votre annonce de plan deviendrait confuse. Pour annoncer vos 2 parties, faites simple.

Exemple

« Aussi, après avoir examiné les enjeux relatifs au développement du télétravail dans la fonction publique territoriale, notre attention se portera sur les aspects opérationnels de sa mise en œuvre pour les agents de la collectivité. »

Paroles de correctrice

Trop souvent, je découvre des introductions «fleuves» qui dépassent large- ment la quinzaine de lignes maximum ! Des informations y sont développées alors que je les attends dans le développement. À l’inverse, le cadre légal est oublié alors qu’il est essentiel pour un cadre B.

6 - Rédiger une conclusion ? 

> 5 minutes

C’est une réelle question à vous poser. Certes, les notes de cadrage la rendent facultative, mais elle est parfois recommandée dans les indications de correction.

Nous vous conseillons d’en rédiger une, mais elle doit tenir en 5 lignes maximum voire moins et, surtout, être professionnelle !

Résumer le contenu de votre développement dans une conclusion n’apporte rien au décideur et relève plus d’un exercice de forme. Alors que, si vous insistez sur une des informations les plus importantes de votre développement en termes de « garde-fou », votre conclusion sera utile. C’est pourquoi, elle peut parfaitement tenir en 2 ou 3 lignes.

Exemple 

« Ainsi, la mise en place du télétravail est plus complexe qu’il n’y paraît. Car, au-delà des difficultés techniques, c’est essentiellement un travail d’accompagnement des agents et des cadres qu’il s’agit de réussir. »

7 - Rédiger le développement

> 55 minutes

A - Rédiger le timbre de la note

Toutes les épreuves de rapport, quelle que soit la catégorie, imposent de remplir un timbre. 

Cet exercice ne vous prendra que quelques secondes. Mais l’oublier pourrait vous pénaliser d’un demi-point, voire d’un point.
Les notes de cadrage donnent toutes un modèle à remplir. Le voici :

B - Adopter un style facile à lire

N’oubliez pas que les deux correcteurs vont lire votre rapport au milieu d’une centaine d’autres. Il vous faut donc leur faciliter la tâche. Pour ce faire :

• adoptez un style simple, c’est-à-dire fondé sur des phrases courtes. Rappelez-vous qu’une phrase courte doit contenir entre 15 et 20 mots ;​• utilisez le vocabulaire du dossier (comme pour les sous-titres et les titres) ;

• prenez soin de coordonner vos phrases par des mots de liaison afin de renforcer la cohérence de votre propos ;

• faites des paragraphes : entre 2 et 3 par sous-partie.
  

C - Rédiger un chapeau entre chaque titre et son premier sous-titre

Un chapeau a pour rôle d’annoncer les 2 sous-parties à venir. Sous la forme d’une phrase ou deux, il met en valeur la logique de la partie qui suit. Vous avez donc 2 chapeaux à rédiger.

Exemple

Pour la première partie
« Le télétravail est encore peu développé dans la fonction publique territoriale (A), car ses avantages sont jugés inférieurs à ses inconvénients (B). »

Pour la seconde partie
« Mettre en place le télétravail impose une organisation adaptée (A) au service des agents de la collectivité (B). »

D - Rédiger une phrase de transition

Attendue par les correcteurs, la phrase de transition doit leur être utile en position de décideurs. Leur dire que vous passez à la deuxième partie de votre note a moins d’intérêt que si vous justifiez ce passage. La logique a plus de poids que la chronologie.

Exemple

« Développer le télétravail dans notre commune de TRAVAIL nécessite d’élaborer un projet réfléchi. »

Parole de correcteur

Une fois que mon co-correcteur et moi avons éliminé les candidats n’ayant pas fini leur rapport, nous devons encore pénaliser ceux qui n’ont pas su rédiger correctement leur copie. Trop de candidats oublient qu’un cadre B aura à rédiger des notes ou des rapports pour sa hiérarchie ou ses collaborateurs. Au-delà du formalisme de l’épreuve, je dois en tenir compte pour sélectionner les futurs cadres de la fonction publique territoriale.​

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8 - Se relire

Paroles de formatrice

Un trop grand nombre de candidats est pénalisé par des fautes d’expression trop nombreuses. Je devine aussi que beaucoup d’entre eux ne prennent pas le temps de se relire. C’est donc une mauvaise gestion du temps qui les pénalise.

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