Le service et les actes d'état civil

Historique​

C’est par un décret du 20 septembre 1792 que l’état civil devient une mission des communes, les anciennes paroisses de l’Ancien Régime. C’est ce que l’on nomme la sécularisation de l’état civil.

1 - Un service déconcentré

Le service de l’état civil est un service déconcentré ; c’est le maire, agent de l’État, qui en est le responsable. Dans chaque commune, le maire et les adjoints sont officiers d’état civil de droit. Le maire peut, toutefois, déléguer ses fonctions à un fonctionnaire titulaire de la commune. Un agent non titulaire ne peut pas intervenir.

Pour les mariages, seul un conseiller municipal peut les célébrer, à la place du maire et de ses adjoints. En vertu de l’article L. 2122-18 du code général des collectivités territoriales (CGCT), le maire peut, en effet, déléguer une partie de ses fonctions à des membres du conseil municipal. C’est en cas d’absence ou d’empêchement des adjoints. Cette délégation s’exerce à titre temporaire et est donc exceptionnelle.

2 - La gestion des registres

Les registres de naissance, de mariage et de décès sont gérés par les mairies. Le maire en est responsable, sous la tutelle du procureur de la République. Ce sont les registres des Français vivant sur le territoire communal. Pour les Français domiciliés à l’étranger, les actes sont établis par les agents diplomatiques et consulaires.

Les registres sont tenus dans chaque commune en double exemplaire. L’un est conservé en mairie, l’autre est remis au greffe du tribunal de grande instance chaque année, dans le mois qui suit leur clôture.

L’article 51 de la loi n° 2016-1547 a exempté de l’obligation de tenir un second registre les communes qui ont automatisé les données de l’état civil, dans les conditions définies à l’article 13 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017. Cependant, la signature des actes est toujours manuscrite.

L’exemplaire déposé au greffe est conservé pendant un délai de 75 ans, avant verse- ment aux archives départementales.

Le contenu des actes d’état civil

L’officier d’état civil intervient avec des déclarants ou comparants. Ce sont ceux qui viennent déclarer un événement affectant l’état d’une personne à l’officier de l’état civil pour qu’il puisse rédiger l’acte d’état civil.

L’acte de naissance

C’est la preuve de l’existence et de la filiation d’une personne. La déclaration de naissance se fait à la mairie du lieu de naissance. Le délai est de 5 jours suivant le jour de l’accouchement, le jour de l’accouchement n’étant pas décompté. Si le dernier jour tombe un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, ce délai est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.

C’est généralement le père qui déclare, à défaut le médecin ou la sage-femme ou toute autre personne ayant eu connaissance de l’accouchement.

Si le délai est dépassé, il faut un jugement du tribunal judiciaire (ex TGI). L’acte de naissance contient (article 57 du code civil) :

• le jour, l’heure et le lieu de naissance ;​
• le nom de famille, suivi le cas échéant de la mention de la déclaration conjointe de ses parents quant au choix effectué ;
• le ou les prénoms choisis ;
• le sexe;
• les noms, prénoms, professions, date et lieu de naissance des parents.
  

L’acte de mariage

Il constate l’union librement consentie d’un couple devant l’officier de l’état civil selon les formes légales. Il est rédigé immédiatement après la célébration civile du mariage. L’article 76 du code civil en définit le contenu :

• les prénoms, noms, professions, âges, dates et lieux de naissance, domiciles et résidences des époux ;​
• les prénoms, noms, professions et domiciles des parents ;
• le consentement des pères et mères, aïeuls ou aïeules, et celui du conseil de famille, dans le cas où ils sont requis ;
• les prénoms et nom du précédent conjoint de chacun des époux ; 
• la déclaration des contractants de se prendre pour époux, et le prononcé de leur union par l’officier de l’état civil ;
• les prénoms, noms, professions, domiciles des témoins et leur qualité de majeur ;
  
• la déclaration qu’il a été ou qu’il n’a pas été fait de contrat de mariage et, autant que possible, la date du contrat, s’il existe, ainsi que les nom et lieu de résidence du notaire qui l’a reçu.
  

En marge de l’acte de naissance de chaque époux, il est fait mention de la célébration du mariage et du nom du conjoint.

L’acte de décès

C’est le constat officiel de la mort d’une personne physique. Cela doit être déclaré en mairie dans les plus brefs délais, dans les 24 heures hors week-ends et jours fériés. L’officier d’état civil doit toutefois l’enregistrer, même si ce délai est dépassé. L’acte n’est rédigé que si l’examen du corps est possible et qu’il y a donc un corps. Dans le cas contraire, un jugement déclaratif de décès vaut acte de décès. L’acte de décès contient : l’état civil complet du défunt ; le jour, l’heure et le lieu du décès.

Aucune indication sur les circonstances de la mort n’apparaît dans l’acte. Le permis d’inhumer peut alors être délivré par l’officier de l’état civil, après production du certificat médical de décès.

L’acte de reconnaissance

Il permet de prouver un lien de filiation avec le père ou avec la mère. Depuis la réforme du 1er juillet 2006, la seule indication du nom de la mère dans l’acte de naissance de l’enfant suffit à établir le lien de filiation envers elle. L’acte de reconnaissance contient :

• les nom, prénoms, date et lieu de naissance et domicile de l’auteur de la reconnaissance ;

• les dates, lieu de naissance, sexe et prénoms de l’enfant.​

La transcription et les mentions marginales

La transcription permet de reproduire sur le registre de l’état civil un acte ou un jugement dont l’original est dans une autre commune. Pour l’acte de décès dressé dans une commune qui n’est pas celle où le défunt était domicilié, cet acte est alors transcrit à la mairie du dernier domicile.

Les mentions marginales font état d’un acte ou d’un jugement modifiant l’état d’une personne physique. On doit mentionner l’acte de mariage en marge de l’acte de naissance, par exemple.