Il existe un management hiérarchique mais aussi, en raison des organisations du travail qui exigent davantage de transversalité pour davantage d’efficience, un management basé sur le projet. Les collectivités territoriales, soucieuses de satisfaire au mieux les citoyens, modifient leur mode d’organisation interne afin de répondre à cet objectif. L’organigramme pyramidal demeure mais il s’y ajoute un organigramme horizontal, qui conduit à une coopération interservices.
Définition d’un projet
Il s’agit d’un projet défini par le service public local pour répondre à des besoins d’intérêt général. La mise en place de l’achat public durable, la dématérialisation de la chaîne comptable sont des exemples. Cela exige une démarche méthodologique, des objectifs à définir, un cadre temporel d’intervention et un budget dédié. Le projet implique donc un contenu, une organisation et un planning.
Chaque projet ayant sa spécificité, l’organisation n’est pas reproductible à l’identique. Le point commun de tous les projets est la transversalité.
Les acteurs du projet
L’administration territoriale
C’est le maître d’ouvrage du projet. Les responsables administratifs de la collectivité traduisent la commande politique des élus locaux en projet et mettent en œuvre une méthodologie pour sa mise en place.
Le chef de projet
Un chef de projet est choisi parmi les cadres supérieurs, il a le plus souvent le grade d’attaché ou d’ingénieur. Il est chargé de définir les priorités, de choisir l’équipe projet et de rendre compte aux élus de l’état d’avancement du travail. Il bénéficie d’une lettre de mission, afin de légitimer son intervention.
Le choix du chef de projet est primordial, ses compétences managériales sont essentielles ; un binôme avec un responsable technique est parfois nécessaire pour éclairer ses choix en termes de technicité informatique, comptable, juridique.
Il est le manager du projet : il ordonnance les relations transversales, unit les équipes autour des objectifs décidés, arbitre en réunion de comité de pilotage. Il communique régulièrement sur les avancées mais aussi sur les obstacles qu’il faudra dépasser. L’idée est de décloisonner pour aboutir à une mise en place dans l’ensemble de la collectivité. L’acculturation des équipes est aussi un objectif à atteindre, ce seront les managers de proximité qui prendront le relais auprès des agents.
Il utilise les modes classiques de communication mais aussi les outils récents, tels que Internet ou les réseaux sociaux.
Le comité de pilotage
Le comité de pilotage (Copil) ou équipe projet a une composition qui varie en fonction des caractéristiques du projet territorial. Les responsables fonctionnels et opérationnels des services de la collectivité sont intégrés à l’équipe. Des groupes de travail composés d’agents publics, d’élus, de techniciens peuvent être constitués pour enrichir le travail de définition des objectifs mais aussi les indicateurs. Les élus concernés par la thématique président le Copil.
Les outils managériaux
Le management de projet vise à conduire le changement. Il s’agit de mettre en place une démarche participative, l’adhésion de tous les agents étant en effet nécessaire à la réussite du projet. L’objectif est de limiter la résistance au changement.
Le diagnostic préalable permet de faire le point sur les motivations des agents. La mise en place d’outils d’accompagnement traduit les résultats du diagnostic.
Les connaissances managériales sur la motivation sont utiles, sachant que celles-ci sont liées à l’accomplissement personnel, la reconnaissance et la responsabilité.
Le manager doit avoir pour objectif de définir les missions des agents, de les contrôler mais aussi de développer l’autonomie des agents. Il est facilitateur et accompagne l’agent dans un environnement qui change.