Le candidat remet un dossier comportant toutes les informations demandées par l’acheteur pour que ce dernier puisse évaluer l’offre, la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles du candidat. L’analyse de la candidature et celle de l’offre sont distinctes.
1 - Différence entre offre et candidature
Le dossier de réponse à un marché public comprend :
– la candidature, qui permet à l’acheteur d’évaluer l’aptitude du candidat à exercer son activité professionnelle ainsi que ses capacités économiques et financières ;
– l’offre, qui constitue la réponse au besoin exprimé par l’acheteur. Elle comprend, en particulier, le prix des prestations et les moyens mis en œuvre pour réaliser la demande.
A. Présentation de la candidature
Dans le dossier de candidature, l’acheteur ne peut demander que des renseignements et des documents figurant dans une liste fixée réglementairement. Dans ce cadre, il peut ne demander que ceux qui lui paraissent significatifs. Le candidat doit fournir au moins :
– une déclaration sur l’honneur pour justifier qu’il n’entre dans aucun cas d’interdiction de soumissionner à un marché public ;
– des documents et renseignements qui permettent à l’acheteur de véri- fier son aptitude à exercer son activité professionnelle, ses capacités économique, financière, techniques et professionnelles ;
– il doit indiquer s’il a recours à d’autres fournisseurs ou prestataires.
S’il le juge nécessaire, l’acheteur peut également demander :
– des déclarations (chiffre d’affaires, de banques, d’assurance) :
– des bilans, ou extraits de bilan ;
– des justificatifs sur les capacités techniques et professionnelles des candidats ;
– des compléments si la candidature ne contient pas toutes les pièces (délai approprié et identique pour tous les candidats) ;
– des justificatifs sur les capacités d’autres fournisseurs ou entrepreneurs si le candidat s’appuie sur ceux-ci.
À noter
À compter du 1er octobre 2018, lorsqu’un acheteur demande un certificat, une attestation ou un document de preuve, il ne peut demander que les pièces justificatives référencées dans la base de données e-Certis de la Commission européenne.
Document unique de marché européen – Dume
Parmi les documents de la consultation, l’acheteur peut mettre à la disposition des candidats un document unique de marché européen à la place des documents suivants :
– déclaration sur l’honneur du candidat de n’entrer dans aucun cas d’interdiction de soumissionner à un marché public ;
– documents et renseignements demandés pour vérifier l’aptitude à exercer l’activité professionnelle, les capacités économique et financière et les capacités techniques et professionnelles ;
– recours aux capacités d’autres fournisseurs ou prestataires.
B. Présentation de l’offre
L’offre doit être transmise en une seule fois. Si plusieurs offres sont transmises successivement, seule la dernière reçue est examinée.
Pour modifier une offre déjà réceptionnée, le candidat doit en transmettre une nouvelle intégralement avant la fin du délai de réponse. Celle-ci sera admise et la première rejetée sans être ouverte.
L’organisme peut demander que l’offre soit accompagnée d’échantillons, de maquettes, etc. Si cette demande implique un investissement, elle peut donner lieu au versement d’une prime dont le montant est indiqué dans les documents de la consultation.
C. Conditions pour qu’une candidature soit examinée
L’offre proposée pour un marché public doit répondre le plus précisément possible au besoin de l’acheteur. Pour pouvoir être examiné, le dossier de candidature et d’offre doit arriver avant la date-limite indiquée dans l’avis de marché et respecter les critères prévus dans les documents de la consultation.
1. Proposer une offre répondant à la demande de l’acheteur
Dans l’avis de marché ou les documents de la consultation, l’acheteur détermine librement les conditions de l’appel d’offres et de la présentation de la réponse qu’il attend. Même si ces demandes ne relèvent pas directement de la législation relative aux marchés publics, elles doivent être respectées par les candidats.
L’acheteur fixe les critères objectifs qu’il utilisera.
2. Respecter le délai de réponse
Pour qu’une offre soit examinée, elle doit être réceptionnée par l’acheteur dans le délai maximum indiqué dans l’avis de marché. Pour garantir l’égalité des candidats, chacun dispose en effet du même délai pour élaborer et remettre son offre.
Certaines conditions sont reconnues, attestant de façon fiable les date et heure de réception de l’offre : remise en mains propres contre récépissé mentionnant la date et l’heure ; recommandé postal avec avis de réception ; transmission électronique sur le profil d’acheteur de l’acheteur. L’offre doit être transmise en une seule fois avant l’expiration du délai.
• Exemple
Si un pli arrive dans les temps mais que les échantillons demandés arrivent
après l’échéance du délai, l’offre est considérée incomplète et ne pourra pas être examinée par l’acheteur.
D. Offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée
Certaines offres peuvent ne pas être examinées par l’acheteur :
– l’offre irrégulière : elle est incomplète (absence d’une pièce demandée dans les documents de la consultation, par exemple) ou qui ne respecte pas la législation applicable en matière sociale et environnementale ;
– l’offre inacceptable : son prix excède les crédits établis pour le marché avant le lancement de la procédure ;
– l’offre inappropriée : l’offre répond à un besoin autre que celui exprimé par l’acheteur (offre proposant des ordinateurs de bureau alors que l’objet du marché porte sur des ordinateurs portables, par exemple).
E. Offre anormalement basse
Les prix sont en théorie librement fixés. Néanmoins, dans le souci d’éviter les pratiques déloyales, l’acheteur est attentif aux offres anormalement basses.
Lorsqu’une offre lui semble anormalement basse, il ne peut pas la rejeter automatiquement mais doit demander au fournisseur ou au prestataire de lui fournir des précisions sur son montant ainsi que sur les aspects suivants : fabrication des produits ou critères de la prestation ; conditions favorables dont le soumissionnaire peut disposer ; application de la réglementation sur le lieu d’exécution des prestations en matière environnementale, sociale et du travail.
Après vérification, il peut rejeter l’offre si le soumissionnaire ne justifie pas de manière satisfaisante le bas niveau du prix ou des coûts qu’il a proposés ou s’il contrevient aux obligations en vigueur en matière de droit de l’environnement, social et du travail.
2 - Choix du titulaire d’un marché public
Les offres des soumissionnaires aux marchés publics sont notées selon des critères préalablement fixés qui figurent dans les documents tenus à leur disposition pendant la mise en concurrence. À l’issue de la procédure, l’offre la mieux classée est retenue.
A. Critères de choix
En général, l’acheteur apprécie séparément les candidatures et les offres :
– la candidature lui permet d’évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du soumissionnaire. S’il a fixé des niveaux minimaux de capacités, il élimine les candidatures qui ne les atteignent pas ;
– l’offre choisie est la plus avantageuse économiquement. Pour cela, l’acheteur a préalablement défini un ou plusieurs critères, qui doivent être liés à l’objet du marché et ne pas être discriminatoires (par exemple, la proximité géographique du soumissionnaire ou sa nationalité ne peuvent être utilisées comme des critères de choix).
Pour attribuer le marché public, l’acheteur se fonde :
– soit sur un critère unique qui peut être le prix (à condition que le marché ait pour seul objet l’achat de services ou de fournitures standardisés dont la qualité ne change pas d’un fournisseur ou d’un prestataire à l’autre) ;
– soit sur plusieurs critères parmi lesquels figurent le critère de prix ou de coût et un ou plusieurs critères qualitatifs, environnementaux ou sociaux :
– la qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l’accessibilité, l’apprentissage, les conditions de production, le caractère innovant, etc. ;
– les délais d’exécution, les conditions de livraison, le service après-vente, etc. ;
– l’organisation, les qualifications et l’expérience du personnel qui exécutera le marché.
Ces critères sont indiqués dans les documents de la consultation, voire dans l’avis de marché et ne sont plus modifiés ensuite. Ils s’appliquent aussi aux variantes proposées.
En accord avec le soumissionnaire retenu, la mise au point du marché permet d’apporter de légères modifications du marché avant la signature. Ce processus ne peut pas remettre en cause les caractéristiques essentielles de l’offre.
B. Délai de validité de l’offre
Comme pour une proposition commerciale, l’offre a une période limitée de validité qui est fixée par l’acheteur dans l’avis de marché ou les documents de la consultation. Le délai de validité débute à la date limite de réception des offres.
Si le délai expire avant la notification du marché, mais après la décision d’attribution, la procédure peut se poursuivre normalement.
En revanche, lorsque le délai expire avant la décision d’attribution du marché, les soumissionnaires n’ont plus l’obligation de maintenir leur offre, ce qui entraîne la fin de la procédure.
Toutefois, l’acheteur peut, avant l’expiration du délai de validité des offres, demander à tous les soumissionnaires de prolonger la durée de validité de leur offre. Pour que cette prolongation soit effective, tous les soumissionnaires doivent accepter. En cas de refus de l’un d’eux, la procédure est déclarée sans suite.
3 - Notification au candidat retenu
A. Étapes
Après la mise en concurrence, le marché public est attribué au soumissionnaire qui a présenté l’offre économiquement la plus avantageuse sur la base des critères définis par l’acheteur dès le début de la procédure. Le marché public prend effet à la date de réception par le titulaire de la notification, obligatoire quel que soit le montant.
1. Information du candidat retenu
L’acheteur informe l’opérateur économique retenu. Cependant, à ce stade, le marché n’est pas encore notifié.
2. Attestations du candidat retenu
Avant l’attribution définitive du marché, l’attributaire pressenti doit fournir les attestations qui justifient qu’il n’est pas dans un cas d’interdiction de soumissionner à un marché public (notamment les attestations fiscales et sociales). Ce n’est qu’après avoir reçu les pièces, et les avoir vérifiées, que l’acheteur informera les autres soumissionnaires du rejet de leurs offres.
3. Signature du contrat
C’est à ce stade de la procédure que l’acheteur formalise le marché ou l’accord-cadre conclu.
Dans ce cas, il peut utiliser le modèle d’acte d’engagement proposé par le ministère de l’économie, qu’il transmet au titulaire pressenti qui doit le signer. Ce document, pièce principale du marché public, permet d’identifier les parties liées par le marché et de connaître les engagements réciproques du titulaire du marché et de l’acheteur.
Il peut ensuite signer le marché et le notifier au titulaire, c’est-à-dire lui communiquer une copie des pièces contractuelles (acte d’engagement, par exemple).
La date à retenir pour la notification du marché est celle de la réception des pièces par le prestataire.
B. La notification électronique des décisions
Pour les marchés dont le montant du besoin estimé est égal ou supérieur à 25 000 €HT, la notification au candidat retenu doit être effectuée par voie électronique. La date de réception de la notification doit être certaine, puisqu’elle constitue la date d’effet du marché.
Elle peut se faire par un envoi :
– via la messagerie du profil d’acheteur ;
– d’un recommandé électronique ;
– via tout autre outil qui permet de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir que le document lui a été remis et quand il a été remis.
Pour les collectivités territoriales et leurs établissements publics, cette notification ne peut intervenir qu’après la transmission au contrôle de légalité, lorsque le marché est soumis à ce contrôle.