L’épreuve dure 1 h 30. Pour respecter ce temps imparti, une méthodologie s’impose. En effet, un devoir rendu non achevé vous pénalisera lourdement (note en dessous de la moyenne), ce qui peut vous exclure de l’admissibilité.
Il faut donc bien analyser le sujet avant de commencer à prendre des notes afin de répondre à la problématique posée et éviter les hors sujets ou les informations inutiles au cas qui vous est soumis. Le travail de réflexion doit donc se faire par étapes successives.
1 - L'analyse du sujet
Commencez par lire attentivement le sujet afin de vous mettre en situation, et posez-vous les questions suivantes :
- Je suis dans quel service ?
- Quelles sont mes fonctions, mon domaine d’action ?
- La commande vient-elle de mon supérieur direct ? d’un autre supérieur ?
- À qui dois-je écrire la lettre demandée ? Qui la signera ?
- Sur le contenu, dois-je faire une lettre d’information ? de consignes à donner ? de décision ? (il existe certaines règles impératives pour les décisions : motivation, indication des voies de recours par exemple).
Le sujet détermine le destinataire et donc la forme de la lettre.
Exemple
Vous êtes M. X..., adjoint administratif à la Direction des ressources humaines de l’administration Y... Votre chef de service vous demande d’apporter une réponse à la demande de Mme Z qui souhaiterait faire un stage dans le service des ressources humaines.
Réflexion : je suis adjoint administratif au service des ressources humaines. Mon chef de service me demande de répondre à une demande de stage reçue par courrier, et c’est mon chef de service qui signera la lettre.
Méthode : pour répondre clairement, je dois repérer, dans les documents joints au sujet, les éléments d’analyse précis. L’étude du dossier permettra de cerner la problématique du sujet et les réponses possibles. Les documents peuvent être :
Soulignez avec un stylo de couleur les informations utiles afin de gagner du temps lors de la préparation de votre réponse (et rayez les documents ou parties de documents inutiles afin d’éviter tout risque de hors sujet).
- la lettre reçue (de Mme Z) à laquelle on vous demande de répondre ;
- les éléments réglementaires utiles (extrait d’une circulaire par exemple) ; – une note ou une fiche de procédure déjà utilisée dans des cas similaires...
Exemple
Voici un autre exemple de lettre à laquelle on pourrait vous demander de répondre. Bien entendu, le dossier joint au sujet apporte les éléments réglementaires applicables dans ce cas. Il faut alors procéder à une lecture rapide du dossier annexé, repérer les informations utiles, et analyser les éléments de réponse précis et concrets afin d’argumenter.
Remarque : Ce courrier soulève plusieurs questions auxquelles le candidat doit apporter des réponses :
- 1. réponse concernant la dernière infraction et le retrait d’un point : lefait d’être à l’arrêt à un feu rouge permet-il de téléphoner ? Le fait d’être infirmier permet-il d’utiliser le téléphone en conduisant ?
- 2. réponse à apporter concernant les 2 infractions précédentes : les amendes peuvent-elles être remboursées ?
- 3. réponse concernant la possibilité de suivre un stage de récupération de points.
Les réponses sont bien sûr trouvées dans les documents joints au sujet.
2 - La gestion du temps
Il est impératif de gérer son temps afin de rendre un devoir achevé. Pour cela, entraînez-vous selon les règles suivantes :
- analyse et prise de connaissance du sujet : 5 à 10 min ;
- analyse des documents joints (d’abord en lecture rapide pour repérer où est l’information utile, puis en relecture attentive avec le repérage des mots, des phrases et des chiffres utiles à la rédaction) : 20 à 25 min ;
- élaboration du plan : 10 min ;
- rédaction (si vous faites un brouillon, attention à la gestion du temps) : 30 à 40 min ;
- relecture (très utile pour corriger les éventuelles fautes d’orthographe) : 10 min.
Un devoir incomplet pénalise lourdement le candidat.
3 - La construction du plan
Il faut rédiger les lettres selon une structure obéissant aux codes de l’administration.
Qu’il s’agisse d’une lettre « en forme personnelle » ou « en forme administrative », elle exige une organisation des idées selon un plan rigoureux. Même si la lettre ne traite que d’un seul point, elle doit contenir une introduction, un développement et une conclusion.
A - L'introduction
L’introduction rappelle l’affaire à traiter, le problème posé et les questions qui s’y rapportent. Elle doit être brève.
Exemples
« Par lettre du... vous m’avez demandé... ».
« Par lettre du... vous avez appelé mon attention sur... ».
« Par lettre du... vous souhaitez obtenir des informations concernant... ».
Évitez les formules comme « Suite à... » ou « Comme suite à... » : ces formules incorrectes génèrent souvent une introduction trop longue car elles conduisent à présenter votre réponse dès l’introduction. Or, la réponse doit apparaître et être explicitée dans le développement.
Attention aussi à utiliser le « je » (élément du langage administratif) et non le « nous », qui est une formule de la correspondance d’organismes privés.
B - Le développement
Le cœur du développement est l’argumentaire (qui est soit rappelé dans le sujet, soit rappelé par les textes réglementaires annexés). Vous devez analyser les textes et non les recopier. La rédaction doit être claire, précise et concise.
Attention à l’orthographe, faites des phrases courtes et des paragraphes.
Traitez les questions dans l’ordre. Si vous apportez des réponses positives et des réponses négatives, commencez d’abord par les réponses positives : votre destina- taire sera alors dans des dispositions plus favorables pour lire la suite.
De même, si votre réponse est négative, commencez par présenter les fondements prévus par les textes, expliquez, puis donnez votre réponse.
Exemple
« En conséquence, vous ne pouvez pas ... ». Cette présentation permet au destinataire de lire au préalable tout votre argumentaire et de comprendre la réponse que vous formulez.
C - La conclusion
La conclusion doit répondre de façon précise à la (ou aux) question(s) posée(s). Elle peut être positive, négative ou d’attente (dans le cas où un temps d’étude est nécessaire avant de répondre sur le fond).
Pour rappel, l’administration est tenue de répondre dans un délai bref. Si vous devez effectuer des recherches ou attendre vous-même une réponse, vous devez alors formuler une réponse d’attente à la personne à qui vous vous adressez.
Après la conclusion, il convient d’ajouter une formule qui varie selon le type de lettre :
- pour les lettres en forme personnelle, les formules de politesse diffèrent selon le destinataire mais la formule générale : « Je vous prie d’agréer, Monsieur (ou Madame)... » est de rigueur. D’autres formules sont d’usage pour des lettres à différentes autorités (civiles, politiques, étrangères, religieuses, nobiliaires...).
Pour cela un, il existe un code protocolaire (mais ces formes très encadrées ne vous seront pas demandées pour le concours). - pour les lettres en forme administrative, il n’existe pas de formule de politesse, mais une formule de courtoisie peut être rédigée : « Je reste à votre disposition pour répondre aux questions que vous pourrez vous poser à ce sujet... ».
Remarque
La structure de plan la plus répandue se veut à la fois logique et chronologique.
Exemple
La structure de plan la plus répandue d’une lettre explicative se présente ainsi :
- le passé : il concerne le rappel des faits : actes administratifs ou courrier justifiant la lettre, résumé des propos tenus par le correspondant ;
- le présent : il concerne la description de la situation actuelle : ses causes, les besoins, les problèmes ou questions posés ;
- le futur : ce qu’on demande au destinataire, les solutions apportées, les perspectives, les décisions prises, ainsi que les fondements des décisions prises par l’administration (motivations ou indication des voies de recours par exemple).
Structurer judicieusement, c’est construire un message efficace, mais, outre la structure, la rédaction joue aussi un rôle considérable : véritable vitrine de l’administration, la lettre requiert une rédaction irréprochable (règles grammaticales et rédactionnelles), courtoise, simple, concise, tout en évitant les excès d’un langage trop technique.
Ainsi, le style doit être sobre, à la fois neutre et responsable, et répondre à 4 préoccupations :
- expliquer clairement les actes de l’administration ;
- reformuler la réglementation, sans la trahir, pour la rendre accessible au destinataire ;
- convaincre et non contraindre ;
- concilier en cas de conflit.
La lettre apparaît comme un des supports privilégiés de l’image de l’administration, image qui repose sur deux principes fondamentaux : la recherche de la compétence et de l’efficacité, d’une part, le respect de l’usager et la prise en compte du destinataire, d’autre part.
4 - De l’analyse à la rédaction
Avant de rédiger la version définitive de la lettre sur votre copie, voici quelques conseils :
- reprenez les éléments soulignés dans le dossier lors de la phase d’analyse et rédigez au brouillon, de façon synthétique, le corps de la lettre ;
- organisez le plan sommairement ;
- passez à la rédaction au propre.
Dans la rédaction, soyez objectif et efficace. Pour cela :
- faites des phrases courtes : 20 à 25 mots maximum, et une idée par phrase ;
- évitez l’accumulation de subordonnées qui rendent le message peu clair ;
- faites des paragraphes en passant une ligne entre chaque paragraphe (le para- graphe est une unité de raisonnement, il contient plusieurs phrases) ;
- restez centré sur le sujet : attention aux hors sujets ;
- utilisez un langage adressé directement au lecteur : « je » ; « vous » et évitez les formulations impersonnelles : « il y aurait lieu de... », « il conviendrait de ... », « il serait utile de ... » ;
- donnez la signification d’un sigle lors de sa première utilisation ;
- restez toujours courtois.
5 - Les éléments de présentationdes lettres
Il existe un certain nombre de caractères communs aux lettres « en forme administrative » et « en forme personnelle ». D’autres éléments de présentation sont spécifiques à seulement l’un de ces types de lettre.
A - Quels sont les caractères ?
1) La charte graphique et le logo
Ces éléments concernent les lettres en forme administrative et personnelle. Les services publics, d’État ou des collectivités territoriales, définissent des chartes graphiques rédactionnelles et des logotypes permettant d’identifier les administrations concernées et de valoriser leur image auprès des usagers :
- pour les administrations de l’État : le logo, situé en haut et au milieu de la page, représente la « Marianne » placée sur les couleurs bleu, blanc, rouge. Sous les couleurs figurent les mots « République française », puis l’indication du ministère concerné ;
- pour les collectivités territoriales : le logo représente un signe distinctif que la collectivité choisit en fonction de son histoire ou de sa situation géographique. Il est le plus souvent placé en haut et à gauche sur la page.
Ce modèle unique, pour l’État ou pour les collectivités territoriales, permet d’affirmer, auprès de l’usager,
le caractère « officiel » de la correspondance
et ainsi, d’enrayer les confusions qu’entraîneraient des présentations de courrier trop variées. Il permet aussi de marquer l’unicité de l’action administrative.
Quant à la charte graphique définie par l’administration concernée, elle fixe un certain nombre d’éléments qui devront être rigoureusement utilisés par les rédacteurs.
2) Le timbres
Placé en haut à gauche, il indique de façon précise le service d’où provient la lettre, le nom du rédacteur de la lettre, son numéro de téléphone, son adresse mail administrative.
Attention, dans un concours vous devez respecter les règles de l’anonymat : il faut donc proscrire les noms (même s’ils sont inventés) ainsi que le nom des services administratifs d’où émane la lettre (sauf si le sujet l’indique). Le non-respect des règles de l’anonymat est lourdement sanctionné (votre copie ne sera pas notée).
B - La lettre administrative en forme personnelle
Elle s’adresse à un particulier, un élu, un organisme privé (entreprise, association).
Elle se présente selon le formalisme suivant :
C - La lettre en forme administrative
Elle s’adresse à un autre service public (de l’État ou de collectivités territoriales)
Le jour du concours, attention dans ces lettres à bien respecter les règles de l’anonymat :
- dans le timbre, ne mettez le nom du service que si le sujet vous l’indique. Ne mettez que des X, Y ou ... dans la rubrique « affaire suivie par » ; même un nom inventé sera traduit comme un non respect de l’anonymat ;
- dans le « lieu et date » : ne mettez le lieu que si le sujet vous le donne ;
- dans la signature, ne mettez aucun nom (ni un nom inventé passe partout), ni
initiales. Mais indiquez « signature » et XX ou YY.