L’épreuve de note de synthèse s’effectue en plusieurs phases successives qui font appel à des compétences différentes : la prise en main du dossier ; l’extraction des éléments utiles ; et enfin la mise en forme de la note. Ces étapes sont effectuées en maîtrisant le temps de travail.
I. Prendre en main le dossier
Vous devez préparer votre travail pour que votre note soit bien ciblée en fonction de la commande et des réponses offertes par le dossier.
A. Questionner la commande
La commande ne doit pas seulement être lue avec attention : elle doit également être questionnée.
Vous devez dans un premier temps identifier l’objet de la note et le contexte dans lequel la commande est faite (nature et objectifs de la collectivité territo- riale notamment).
Puis, vous devez interroger cet objet. Posez des questions simples : qu’est-ce ? Comment ? Pourquoi ? Des évolutions ? Des expériences ? Un ou des dispositifs juridiques ? Des résistances ? Des critiques ? Où ? etc.
Vous n’avez pas à trouver de réponses à cette étape : les questions doivent rester des questions ouvertes. Seul le contenu du dossier y répondra sachant que :
– certaines interrogations ne seront pas traitées dans le dossier ;
– certains aspects auxquels vous n’avez pas songé en étudiant la commande seront envisagés dans les documents.
B. Apprécier le contenu du dossier
À cette étape, vous devez organiser votre exploration du dossier. Il s’agit de choisir un ordre de lecture mais aussi de prendre la pleine mesure des éléments globalement contenus dans les documents.
Il vous est recommandé de détacher la page de garde et de l’utiliser comme guide : en dessous de chaque document, il convient d’identifier les grandes lignes du texte. La question qui doit être posée est simple : de quoi traite le document ? Comment et par quels éléments répond-il au sujet ?
Il convient d’examiner rapidement le dossier et de trouver des pistes de réponses dans chacun des documents, exactement comme si vous interrogiez une base de données. Ce premier examen est déterminant : il vous empêche de vous faire engloutir par le dossier et submerger par la richesse de son contenu lors de la prise de notes. Il permet de gagner du temps dans les étapes suivantes. Il s’agit d’une étape indispensable de clarification qui vous permet de :
– choisir un ordre de lecture pour la prise de notes. Cette organisation pratique de l’examen du dossier ne doit toutefois pas vous faire perdre de temps inutilement : il suffit de regrouper les documents par thème et de vous lancer ;
– déterminer des points charnières du dossier, tels de petites thématiques (environ de 6 à 12, d’importance qualitative et quantitative variable) autour desquelles vous pourrez organiser votre prise de notes.
TÉMOIGNAGE
Paroles de candidat - Le stress face à la masse du dossier et la peur de perdre du temps m’amenaient à sauter cet examen rapide. Je me lançais très (trop) vite dans la prise de notes. Résultat : après la première heure de travail, je commençais toujours à paniquer car j’avais une prise de notes très dense et une idée toujours confuse des points essentiels. J’ai tenté de réintégrer cette étape. J’ai pris le dossier en main ! Mes brouillons (et mes idées) ont été plus clairs... et ma note achevée en 4 heures sans problème.
II. Extraire les éléments utiles du dossier
Afin de disposer des éléments significatifs du dossier, il convient de procéder à une lecture adaptée à l’exercice (alternance entre la lecture sélective et la lecture intégrale) et de prendre des notes utiles et exploitables.
A. Effectuer un examen adéquat du dossier : la lecture
En suivant l’ordre que vous avez choisi à l’issue d’un premier regard sur le dossier, vous allez filtrer de façon systématique les documents et vous pencher plus précisément sur les points clés.
N’abandonnez pas un document en cours de route en pensant y revenir plus tard : cette perte de temps et de concentration vous serait hautement préjudiciable. Finissez dans ce cas le document en restant le plus à distance possible quitte à laisser passer certains éléments secondaires. En effet, omettre un (ou plusieurs) élément(s) affecte nettement moins le résultat qu’avoir une copie inachevée ou incohérente. L’épreuve de la note ne doit pas être entendue comme la recherche d’une impossible exhaustivité.
IMPORTANT
Veillez bien à basculer à nouveau en lecture sélective après avoir lu quelques lignes en lecture intégrale, sous peine de vous voir aspirer par le texte. Il s’agit d’une alternance à laquelle il faut se contraindre pour ne pas perdre le fil de votre recherche active ; et ce, même si (et surtout si) le texte est particulièrement didactique et attise votre curiosité.
La lecture se fait préalablement à la prise de notes : vous lisez une page ou une partie, puis vous prenez en notes les éléments que vous estimez utiles : seul ce procédé permet d’avoir des notes synthétiques, pertinentes et facilement exploitables.
B. Prendre des notes utiles
D’un point de vue méthodologique, vous pouvez prendre les notes soit :
– document par document en réservant un espace sur la droite de votre feuille de brouillon ; ainsi vous pouvez faire figurer d’éventuels compléments sur le même thème trouvés dans un autre document ;
– en fonction de point clés (petites thématiques) identifiés lors de la prise en main du dossier.
D’un point de vue matériel et pratique, il suffit de :
– se limiter à quatre pages de brouillon ;
– ne prendre en notes aucune phrase rédigée ;
– noter la page de l’élément extrait (si vous avez besoin de vérifier au moment de la rédaction).
Les brouillons doivent être confortables pour votre rédaction : trouvez la formule la plus efficiente pour vous (tableau, liste, cases, flèches...). Ils ne sont pas notés, ni même lus par le correcteur, donc ne perdez pas de temps à leur mise en forme.
III. Formaliser la note
A. Structurer et formaliser le plan
Une fois votre prise de notes achevée, prenez un brouillon vierge et créez quatre groupes cohérents avec vos éléments. De ces quatre groupes vont naître vos quatre sous-parties articulées de façon pertinente ; puis vos deux parties organisées de façon logique. Vous avez ainsi votre structure. Ensuite, vous pouvez choisir vos intitulés et rédiger l’annonce de plan ce qui vous permet de valider votre structuration logique.
ATTENTION
Les intitulés procèdent du contenu et non l’inverse !
B. Rédiger sa note
Vous entrez alors dans la rédaction à proprement dite.
1. L’introduction
Elle doit faire apparaître trois étapes :
– l’amorce (qui attire l’attention du correcteur) doit impérativement être extraite du dossier : il peut s’agir par exemple d’un élément chiffré, d’une illustration, d’une expérience conduite dans une collectivité, du point de vue d’un spécialiste (DRH, sociologue...). En aucun cas cette amorce ne doit introduire des éléments extérieurs au dossier. Évitez par ailleurs toute amorce générale qui pourrait s’adapter à une note quels que soient le sujet et le contenu du dossier ;
– la problématique appelle à souligner la (ou les) question(s) sous-jacente(s) de la commande et la pertinence de cette dernière ;
– l’annonce de plan apporte la réponse à ces questions ; d’un point de vue formel, elle doit montrer les balises (I) et (II). Deux possibilités s’offrent à vous : annoncer uniquement vos parties, ou annoncer vos parties et vos sous-parties (A) et (B). Dans le premier cas, il est inutile de faire des chapeaux de parties.
2. Le corps
Le corps des développements doit être structuré : il s’agit de la structuration interne du propos. Il convient donc que vous organisiez vos développements en deux ou trois paragraphes sachant que la première phrase du paragraphe justifie son existence. Cela permet au correcteur d’avoir une copie claire et de suivre facilement votre raisonnement.
3. La conclusion
Elle est facultative. Elle reste un exercice risqué car ce n’est ni un résumé, ni une ouverture sur des éléments extérieurs et encore moins de la prospective ou des préconisations. Il faut, au fil de l’exploration du dossier, la préparer : elle doit être extraite du dossier ; il peut s’agir, par exemple, de la restitution brève d’une expérience qui souligne l’opportunité de votre développement.
IV. Maîtriser le temps
Ces différentes étapes s’inscrivent en 4 heures. Soyez vigilant à vous accorder suffisamment de temps pour rédiger et vous relire. L’épreuve commence véritablement avec l’élaboration du plan et la rédaction car la technique d’extraction des éléments utiles, si vous y êtes bien entraîné et si elle est précédée d’un effectif questionnement de la commande et d’une bonne prise en main du dossier, peut facilement être limitée dans le temps. Mais cette étape est pour la majorité des candidats la plus chronophage.
IMPORTANT
N’oubliez pas :
- seul un entraînement régulier vous permettra de développer des automatismes ;
- la copie doit être achevée.
TÉMOIGNAGE
Paroles de correctrice - Lorsque je commence l’examen d’une copie, j’ouvre la copie et je regarde si les exigences de structuration externe (plan) et interne (paragraphes dans les sous-parties) sont respectées. Je lis l’introduction, puis je vérifie la cohérence entre l’annonce et les intitulés des subdivisions. Je ne mets jamais la moyenne à une copie inachevée. Le concours est une forme de recrutement : quel professionnel arriverait en réunion sans avoir fini de préparer une intervention ?