Les étapes pour écrire un mail sans fautes

SOMMAIRE

• Les fautes les plus courantes dans les mails
• Écrire un mail sans fautes : nos conseils
• La structure d’un mail

Les fautes les plus courantes dans les mails

L’écriture de mails est une tâche régulière dans le monde du travail.

Pourtant, il arrive encore que quelques coquilles se glissent dans vos écrits. Afin de comprendre comment les éviter, nous vous listons les erreurs les plus fréquentes dans les mails :

• les erreurs entre infinitif et participe passé : on écrit “j’ai rédigé” et non “j’ai rédiger” ;
• écrire “Mr” au lieu de “M.” ;
• utiliser une mauvaise formule de politesse : on peut conclure son mail par exemple par “espérant une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées” ;
• les erreurs de préposition entre “pour” et “de” : on écrit “je vous remercie de m’avoir envoyé les photos” et non pas “je vous remercie pour m’avoir envoyé les photos” ;
• les erreurs de conjugaison : par exemple, on écrit “je vous envoie pour CV” et non pas “je vous envois mon CV” ;
• la confusion entre “voir” et “voire” : on écrit “nous pouvons voir cela ensemble” et “j’effectue deux voire trois modifications” ;
• utiliser une ponctuation excessive : n’abusez pas des points d’exclamation, cela peut paraître trop agressif ;
• écrire “je vous serais gré” au lieu de “je vous saurais gré” ;

Cette liste est non exhaustive et constitue seulement une partie des erreurs qui peuvent être commises dans un mail.

Écrire un mail sans fautes : nos conseils

Pour écrire un mail sans fautes, il ne suffit pas de compter sur les correcteurs automatiques. Il faut être bien plus rigoureux. Pour ce faire, il y a différents points sur lesquels il faut se concentrer :

La structure et la ponctuation dans votre mail

Vérifier la structure de ses phrases ainsi que sa ponctuation : n’hésitez pas à utiliser la ponctuation avec parcimonie et à utiliser des phrases courtes pour éviter les fautes de syntaxe. Trois paragraphes, maximums, sont largement suffisants. Plus vous construisez des phrases longues, plus vous avez de chance de faire des fautes.

Les accords

Concentrez-vous sur les accords et vérifier vos pluriels. Cherchez les verbes et posez-vous la question suivante pour trouver votre sujet et accorder votre verbe correctement : “qui est-ce qui”. Si vous avez un doute, vous pouvez consulter des sites fiables ou simplement modifier la tournure de votre phrase pour utiliser un temps avec lequel vous vous sentez plus à l’aise.

Les erreurs d’homophones

N’oubliez pas de vérifier les homophones. On pense notamment à :

• a/à ;
• est/et ;
• sont/son.

Les formules de politesse

Choisissez les bonnes formules de politesse : elles donneront plus de professionnalisme à votre mail. Pensez à les orthographier correctement ! Vous trouverez facilement, ci-dessous, une liste de formules à intégrer dans vos mails :

• Cordialement ;
• Respectueusement ;
• Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées…

Une relecture assidue

Relisez-vous pour éviter les coquilles ou les fautes de frappe, c’est une étape essentielle dans la rédaction d’un bon mail ! Petite astuce : relisez votre mail à l’envers. Cela vous permettra de vous concentrer sur l’orthographe et la grammaire plutôt que sur le fond de votre mail. Si vous n’êtes pas sûrs de vous, n’hésitez surtout pas à faire relire votre mail par un/une collègue ou un membre de votre entourage.

La structure d’un mail

Le mail doit respecter quelques règles de structure, voici quelques conseils pour rédiger le mail parfait.

L’objet du mail

Le sujet du mail est le premier contact que vous élaborez avec votre destinataire. Il est donc important de le soigner afin d’attirer l’attention de votre interlocuteur. C’est lui qui va désigner le contexte de votre mail : soyez clair et concis avec des mots-clés importants afin de faciliter la lecture de votre mail.

En résumé, l’objet, c’est l’élément clé de votre mail.

Le corps du texte

Dans l’introduction de votre corps de texte, il est nécessaire que vous intégriez une formule d’appel. Elle vous sert à saluer votre destinataire. Elle commence toujours par une majuscule et se termine par une virgule et un saut à la ligne.

Par exemple :

• Bonjour Romain,
• Madame,
• Madame, Monsieur,

Après votre courte phrase d’introduction, vous pouvez commencer la rédaction de votre corps de texte. Ce dernier ne doit pas être trop long, mais il doit être structuré et clair. Aérez vos paragraphes afin de ne pas envoyer un pavé à votre destinataire. Et, surtout, utilisez des phrases courtes.

N’oubliez pas d’adopter un ton professionnel !

La conclusion du mail

La conclusion du mail se compose d’une formule de politesse qui vous permet de clore votre sujet. Elle est également courte et se termine par une virgule. On pense notamment aux formules de politesse suivantes :

• Cordialement,
• Respectueusement,
• Sincèrement,
• Bien à vous,

Il faut, encore une fois, rester professionnel et ne pas utiliser de langage familier ou d’abréviation afin de montrer votre sérieux.

La signature

Et enfin, il ne vous reste plus qu’à signer votre mail ! N’hésitez pas à spécifier votre nom, votre prénom, votre profession et éventuellement vos coordonnées (numéro de téléphone et adresse mail).

Pensez à la séparer du reste du mail afin de la mettre en avant. Cette signature est importante, notamment dans le cadre d’une candidature. Il faut que les recruteurs puissent repérer votre contact rapidement.

Une fois le mail rédigé selon cette structure, il ne vous reste plus qu’à appliquer nos conseils pour rédiger un mail sans fautes d’orthographe. Consacrez un temps à la relecture, c’est une partie essentielle à la rédaction !